“Sharepoint heeft intussen zelfs de grootste sceptici weten te overtuigen”

VillasOpenbare vastgoedmaatschappij De Villas van Ganshoren en Megabyte kwamen ongeveer 10 jaar geleden voor het eerst met elkaar in contact in het kader van een openbare aanbesteding voor de vervanging van hun ICT-materiaal. Sindsdien is Megabyte de vaste vertrouwenspartner voor alle vragen en problemen rond ICT. Naar aanleiding van de vervanging van een server werd de vastgoedmaatschappij een tijd geleden geconfronteerd met de problematiek van documentbeheer. Om dat beheer te optimaliseren en een antwoord te bieden op de problemen rond de beveiliging van de opgeslagen documenten installeerde Megabyte Sharepoint, de weboplossing van Microsoft. Hoewel hij in het begin eerder terughoudend was ten aanzien van de voorgestelde oplossing, is de ICT-verantwoordelijke van De Villa’s van Ganshoren intussen een overtuigd gebruiker geworden, net zoals de rest van het personeel !

50.000 documenten in beheer

De Villa’s van Ganshoren klasseerden hun documenten aanvankelijk op een klassieke server volgens een structuur van ‘dossiers/onderdossiers’. Een methode die al snel erg ingewikkeld kan worden, voornamelijk wanneer een echte klasseringpolitiek ontbreekt of wanneer het aantal opgeslagen documenten te groot wordt. “Iedereen hanteerde zowat zijn eigen methode en repertoire”, vertelt Serge Colin, Adjunct-Directeur en Financieel Directeur van De Villa’s van Ganshoren. “Het klasseringsysteem was dus in feite afhankelijk van de verantwoordelijke personen en bepaalde dossiers bevatten soms heel wat niet-geklasseerde documenten. Er zijn vaak ook meerdere personen die zich met een dossier bezighouden, waardoor er bijgevolg ‘dubbels’ ontstaan, of informatie verloren gaat, of dezelfde informatie in meerdere versies wordt opgeslagen. Het was dus meer dan nodig om ons hele systeem eens grondig door te lichten om efficiënter te kunnen werken.”

Voor Megabyte was Sharepoint van meet af aan de aangewezen oplossing voor dit probleem en om de efficiëntie bij De Villa’s van Ganshoren te verhogen. Zes maanden na de lancering van het project lijkt iedereen bij de vastgoedmaatschappij intussen overtuigd van Sharepoint, de grootste sceptici incluis !

Sharepoint op maat

De Sharepoint-oplossing werd gestructureerd volgens de bedrijfsafdelingen (boekhouding, administratie, …), in nauw overleg met de betrokkenen om zo goed mogelijk aan hun specifieke behoeften te beantwoorden. Daarna werd ieder departement opgesplitst in verschillende subzones (‘libraries’).

De eerste belangrijke stap is de invoering van de bestaande documenten in Sharepoint. Daarbij volstaat het om de afdeling te kiezen waaraan de documenten gelinkt zijn. Het programma stelt daarna enkele eenvoudige vragen die toelaten om de beste plaats te bepalen om de documenten op te slaan. Op die manier ontstaat er een homogeen klassement, te meer omdat de tool de medewerkers verplicht om ieder nieuw document in te voeren en op te slaan. Zo vermijdt men niet-geklasseerde of ‘zwevende’ documenten.

“Sharepoint-projecten hebben heel wat voordelen voor bedrijven en organisaties en ze zijn vaak makkelijker te implementeren dan men denkt”, verduidelijkt François Bryssinck, Afgevaardigd Bestuurder van Megabyte. “In het geval van De Villa’s van Ganshoren is hun werking sterk geoptimaliseerd en de voordelen die zij er uit halen overtreffen hun stoutste vlogo villaserwachtingen.”

Sharepoint fungeert als uniek platform voor de informatie-uitwisseling. Dat bevordert niet alleen de samenwerking binnen de organisatie, maar verbetert ook de beveiliging van de documenten : de kans op foutieve verwijderingen van documenten is zo goed als onbestaande en het toegangsbeheer (access authorization/restriction) wordt een heel stuk eenvoudiger. Gemeenschappelijke documenten krijgen bovendien een aparte behandeling. Zo worden alle versies opgeslagen om eventuele foutieve manipulaties (het per ongeluk deleten of het uitvoeren van een ‘save’ in plaats van een ‘save as’) te vermijden.

“Wij zijn enorm tevreden over dit project en de vele voordelen die we er uit halen. Ons documentbeheer verloopt nu een stuk professioneler en sneller. Onze documenten worden automatisch en correct geklasseerd, waardoor we ze ook meteen terugvinden, het risico op informatieverlies is volledig geëlimineerd, …”, zegt Serge Colin. “Bovendien hebben we ook aan efficiëntie gewonnen dankzij de grote flexibiliteit van het systeem. Het aanmaken van een nieuw profiel en de daarbij horende toegangsvoorwaarden, bijvoorbeeld, nam vroeger vaak bijna een halve dag in beslag. Met Sharepoint duurt dat nog nauwelijks 10 minuten !”

“Wij werken nu al een goede tien jaar samen met Megabyte en wij blijven zeer tevreden over onze werkrelatie. Zij geven ons de professionele antwoorden en service die wij verwachten. Megabyte is een betrouwbare partner die oor heeft naar wat wij te zeggen hebben en een antwoord biedt op onze reële behoeften in plaats van ons kost wat kost één of ander product te willen aansmeren” aldus Colin.

En de volgende etappe? Op dit ogenblik gebruiken De Villa’s van Ganshoren uitsluitend de ‘intranet’-functie van Sharepoint. Met het oog op een zelfde verhoging van de efficiëntie, wordt het project wellicht uitgebreid met de ‘extranet’-functie waardoor het systeem onder meer ook toegankelijk wordt voor hun dienstverleners en leveranciers. Op die manier wordt alle informatie en communicatie op één plaats gecentraliseerd.

 

Over de Villa’s van Ganshoren

“De Villa’s van Ganshoren c.v.b.a.” is een openbare vastgoedmaatschappij (OVM) die erkend is door de Brusselse Huisvestingsmaatschappij (BGHM). De maatschappij, opgericht in 1920, beheert vandaag om en bij de 1285 sociale woningen in Ganshoren, waarvan 1187 appartementen en 98 huizen.

De OVM stelt momenteel 37 mensen te werk, waarvan 15 vaste personeelsleden, 8 conciërges en een tiental onderhoudsmedewerkers. Voor meer informatie: http://www.lesvillas.be