I.M.P.S, het bedrijf dat de wereldwijde rechten van de Smurfen beheert, heeft Megabyte gekozen om zijn CRM-project in goede banen te leiden. Het project kadert in de evolutie- en aanpassingsstrategie van de organisatie en processen van I.M.P.S om de sterke ontwikkeling van de activiteiten te ondersteunen.

Nieuwe uitdagingen, nieuwe organisatie, innovatieve tools

IMPS

De combinatie van verschillende factoren, de geografische herstructurering van de activiteiten, de herdefiniëring van het sales- en marketingbeleid en de lancering van de eerste bioscoopfilm (een in Hollywood geproduceerde 3D-film ter ere van de Smurfen), stimuleren de groei van I.M.P.S enorm. De nieuwe uitdagingen zorgen ervoor dat het bedrijf zijn organisatie en structuur dient te herbekijken, maar ook de processen en de toekenning van de middelen. Bovendien moet I.M.P.S zich onder andere buigen over nieuwe tools, in dit geval een CRM-systeem, die de workflow kunnen stroomlijnen en toelaten een betere zicht te krijgen op de lopende en toekomstige activiteiten.

Op de markt bestond geen CRM-pakket dat de specifieke behoeften van I.M.P.S 100% invulde. “We hadden een partner nodig die ons een oplossing op maat kon voorstellen,” vertelt William Auriol, CEO van I.M.P.S. “De keuze viel op Megabyte omwille van de expertise, de technische knowhow en het reactievermogen. We zijn op dit moment een efficiënte CRM-oplossing aan het concretiseren en dat in lijn met onze specifieke activiteiten; het is een onmisbare tool, zeker voor de analytische verwerking van de gegevens. Kortom, het laat ons toe om onze groei beter te sturen.”

 

Een CRM-pakket op maat

De CRM-behoefte van I.M.P.S draaide rond de voornaamste pijler van hun workflow, namelijk het contract: van de commerciële onderhandeling tot het overzicht van de royalty’s, over het contract zelf en alle afgeleiden (van commerciële, juridische, financiële, … aard). Omdat er op de markt geen CRM-pakket voor handen was dat volledig aan de behoeften van I.M.P.S voldeed, koos Megabyte een oplossing die toelaat om verregaande parameters in te stellen voor een optimale afstemming van product op vraag. “We hebben gekozen voor het CRM-pakket Sage SalesLogix. Dat biedt qua parameters de grootste flexibiliteit,” geeft François Bryssinck, gedelegeerd bestuurder van Megabyte aan.

“De belangrijkste aanpassing was nodig in de module die normaal de ‘opportuniteiten’ beheert. Die hebben we helemaal afgesteld op het beheer van de royalty’s, wat toch een zeer specifiek proces blijft.”

Concreet betekent het dat de onderhandelde voorstellen ingevoerd worden in het systeem, dat vervolgens overzichten genereert van de te verwachten royalty’s en ze omzet in facturen. Die komen dan terecht in het boekhoudprogramma BOB 50, dat Megabyte eveneens aanraadde.

Het nieuwe CRM-pakket wordt vandaag enkel intern gebruikt door het personeel van I.M.P.S. Het moet een verbeterd inzicht geven in de gegevensstromen en -consolidatie. Maar het CRM-programma zal verder evolueren. “We willen op termijn het CRM-pakket nog meer integreren met de boekhouding,” voegt William Auriol toe. “Ons doel is om de informatie en berekeningen die het boekhoudprogramma behandelt terug in het CRM-pakket te laten opnemen. Op die manier kunnen we rechtstreeks de commissies van onze agenten berekenen. In de toekomst willen we ook dat onze agenten en licentiehouders van buitenaf toegang krijgen tot onze CRM-software. Zo kunnen ze de informatie om de royalty’s te berekenen invoeren, wat ons tijdswinst zal opleveren.”

Het CRM-project zit vandaag in de finale fase en zal volgende maand voltooid zijn. De evolutiefase van het pakket naar een betere verbinding met de boekhouding en de externe toegang zal pas van start gaan wanneer de medewerkers van I.M.P.S volledig vertrouwd zijn met het pakket. “Het gebruik van een CRM-pakket optimaliseert de werking van bedrijven. Dat klopt. Maar je moet ook rekening houden met de aanpassingsfase van de gebruikers. De komst van een CRM-systeem verandert de manier van werken grondig,” besluit François Bryssinck.

 

smurfs-imps

Over I.M.P.S

I.M.P.S, opgericht in 1984, beheert de exclusieve beeldrechten van de Smurfen. Het bedrijf is wereldwijd actief; de televisiereeks, die 272 episodes telt, wordt al bijna 30 jaar uitgezonden op meer dan 120 kanalen ter wereld. I.M.P.S, gevestigd in Genval, bouwt zijn activiteiten uit rond drie business units: book-publishing, merchandising-promotion en audio-visueel. Voor meer informatie: www.smurf.com