« SharePoint a convaincu tout le monde, même les plus réfractaires »
La société immobilière de service public Les Villas de Ganshoren a rencontré Megabyte il y a une dizaine d’années dans le cadre d’un appel d’offre pour le remplacement de matériel informatique. Megabyte reste depuis lors leur partenaire de confiance pour toutes les questions relatives à l’ICT. C’est à l’occasion d’un changement de serveur que la problématique de la gestion des documents a été soulevée. Afin d’optimiser cette gestion et de résoudre les problèmes liés à la sécurisation des documents stockés, Megabyte a installé SharePoint, la solution web fournie par Microsoft. Dubitatif de prime abord, le responsable de l’ICT au sein des Villas de Ganshoren a été rapidement convaincu, très vite suivi par l’ensemble du personnel !
50.000 documents en gestion
A l’origine, les Villas de Ganshoren classaient leurs documents sur un serveur classique, selon l’arborescence ‘dossier(s)/sous-dossier(s)’. Cette méthode peut se révéler rapidement compliquée lorsqu’il n’y a pas de réelle politique de classification et/ou lorsque le nombre de dossiers et de documents devient trop élevé. « Chacun disposait de son propre répertoire », explique Serge Colin, Directeur Gérant Adjoint et Directeur Financier des Villas de Ganshoren. « Le système de classement dépendait donc beaucoup de la personne elle-même et certains dossiers comprenaient parfois énormément de documents non classés. De plus, les intervenants étaient nombreux, ce qui peut générer des doublons, provoquer des pertes d’informations ou une multiplication des versions. Il fallait que nous revoyions notre système en profondeur pour nous permettre d’être plus efficaces. »
Pour Megabyte, SharePoint s’est imposé d’emblée pour résoudre ce problème et optimiser le travail des Villas de Ganshoren. Six mois après le lancement du projet, SharePoint a, semble-t-il, convaincu tout le monde, même les plus réfractaires !
Un SharePoint sur mesure
L’outil a été organisé par départements (comptabilité, administration, …), en concertation avec chacun d’eux, pour coller le plus possible à leurs besoins spécifiques. Chaque département a ensuite été scindé en librairies (c’est-à-dire en sous-zones).
Le premier pas à franchir est l’importation des documents existants dans SharePoint : il suffit de choisir le département auquel les documents sont liés et le programme pose ensuite quelques questions simples pour déterminer le meilleur emplacement. La méthode de classement est ainsi homogène, d’autant que l’outil oblige à catégoriser chaque nouveau document, évitant ainsi les fichiers non classés et ‘flottants’.
« Les projets SharePoint apportent énormément de bénéfices aux organisations et sont beaucoup plus faciles à mettre en œuvre que ce que l’on ne croit », commente François Bryssinck, Administrateur Délégué de Megabyte. « Dans le cas des Villas de Ganshoren, leur fonctionnement a été fortement optimisé et les avantages qu’ils en retirent vont même au-delà de leurs espérances. »
En tant que point unique d’échange d’informations, SharePoint permet également une meilleure collaboration et sécurise les documents en évitant notamment les suppressions par erreur ou encore en facilitant la gestion des autorisations/restrictions. Les documents communs subissent par ailleurs un traitement particulier : toutes les versions sont en effet archivées, pour éviter d’éventuelles erreurs de manipulation (suppression ou ‘save’ au lieu de ‘save as’, par exemple).
« Nous sommes ravis d’avoir réalisé ce projet, nous en tirons d’énormes bénéfices. Notre gestion est davantage professionnelle et rapide, les documents sont automatiquement et correctement classés, nous les retrouvons ainsi directement, il n’y a plus de risques de pertes d’informations, … » ajoute Serge Colin. « Dans l’ensemble, nous avons aussi gagné en efficacité grâce à la flexibilité du système. Par exemple, cela prenait auparavant parfois ½ journée pour créer un nouveau profil et ajuster ses autorisations et restrictions. Maintenant, cela prend à peine 10 minutes grâce à Sharepoint ! »
« Cela fait 10 ans que nous collaborons avec Megabyte et nous restons extrêmement satisfaits de notre relation. Ils nous apportent la réponse professionnelle que nous attendons. C’est un partenaire fiable et à l’écoute, qui répond à nos besoins réels et pas un vendeur qui voudrait à tout prix nous faire adopter tel ou tel produit. » conclut-il.
Next step ? Les Villas de Ganshoren utilisent actuellement uniquement la fonction ‘Intranet’ de SharePoint. Dans le même souci d’accroissement de leur efficacité, le projet va prochainement s’étendre à la fonction ‘Extranet’ et ainsi s’ouvrir, entre autres, à leurs prestataires et fournisseurs. L’ensemble des communications et informations serait dès lors centralisé en un seul endroit.
À propos des Villas de Ganshoren
La s.c. « Les Villas de Ganshoren » est une société immobilière de service public (SISP) agréée par la Société du Logement de la Région Bruxelloise (SLRB). Fondée en 1920, elle gère actuellement quelque 1285 logements sociaux se situant à Ganshoren, dont 1187 appartements et 98 maisons.
La société occupe aujourd’hui 37 personnes, dont 15 employés, 8 concierges et une douzaine d’ouvriers de maintenance courante. Pour plus d’informations : http://www.lesvillas.be