Kris Couvent, zaakvoerder van Huis Vossen, steekt dan niet onder stoelen of banken dat de informaticastructuur ook in zijn zeer traditionele beroep een cruciale schakel is in het goed functioneren van zijn bedrijf. De garantie op dit goed functioneren krijgt Kris Couvent van Megabyte, zijn partner voor het beheer van de IT.

De feestdagen komen weer met rasseschreden dichterbij. Traditiegetrouw is dit een periode dat er al eens een flesje meer wordt gekraakt, en aan de feesttafels vloeit de drank rijkelijk. Voor wijnimporteur Kris Couvent en zijn groothandel Huis Vossen staat dan ook de belangrijkste periode van het jaar voor de deur.

Sinds jaar en dag importeert Kris Couvent verschillende wijnen uit de hele wereld naar Huis Vossen, een naam die vertrouwen inboezemt bij de Belgische wijnkenners. Het familiebedrijf voorziet ons land dan ook al sinds 1860 van de beste wijnen uit de hele wereld begeleid van professioneel advies. Couvent is de eerste zaakvoerder die niet tot de Vossenclan behoort en nam in 1994 over van de laatste Vossentelg.

“Met wijnen werken is voor mij altijd meer dan harde arbeid geweest, het is de passie en het enthousiasme die ik heb voor het product van de druif die hiervan mijn droomjob maken. Uiteraard staan we niet dagelijks in de wijngaarden en hoort er ook een (groot) administratief luik bij de wijnproductie en –import. Toen ik begon in 1994 stond er in ons hoofdkantoor in Lennik één enkele computer met het boekhoudprogramma en de ‘Point of Sales’ (POS)-applicatie Cubic op. Via onze bedrijfsrevisor kwamen we toen al in contact met Megabyte.” En van toen af, ging de IT-bal aan het rollen, tot op de wijngaard van Huis Vossen in Bordeaux, bij Château Pabus.

IT begeleidt de groei van Huis Vossen

Huis-Vossen

Met de groei van het bedrijf en de stijgende nood aan automatisering, breidde ook het aandeel van IT bij Huis Vossen uit. “Het is een punt waar weinig mensen bij stil staan, maar IT kan een absolute toegevoegde waarde brengen voor een bedrijf in de wijnsector. Megabyte staat ons dagelijks bij en staat garant voor een achterliggende IT-structuur met een gegarandeerde stabiliteit.”

De start van de elementen van de huidige samenwerking loopt terug naar 1994. “Van een heuse IT-infrastructuur was toen nog geen sprake. We hadden toen een computer in de winkel staan en een computer in het kantoor, voor de boekhouding. Vandaag werken we met negen computers, een rechtstreekse verbinding met ons domein in Bordeaux en twee verschillende servers,” vat Kris Couvent samen.

Toen Cubic stopte met haar POS-applicatie stapte Huis Vossen, via de bedrijfsrevisor, over naar BOB Software voor haar boekhouding. Dit liet echter een leemte achter voor de POS-applicatie. Een leemte die Megabyte zou opvullen door een partnerschap voor te stellen met een tweede leverancier.

“Na verloop van tijd werd het ingewikkeld om verschillende leveranciers te hebben en ik wilde op zoek naar een ‘single point of contact’. Megabyte bood ons deze oplossing door middel van Sage Lijn 100. Hiermee konden we vanaf dan de volledige back office beheren, van facturatie, over kassabeheer tot en met de opvolging van de stockverkoop, maar natuurlijk ook de belangrijke tak e-commerce. De voorbereidende fase verliep zeer grondig en in onderling overleg, als waar partnerschap. Megabyte analyseerde onze noden en kwam vervolgens met een volledig uitgewerkt voorstel op de proppen,” blikt Kris Couvent terug.

E-commerce als troef in een traditionele sectorHuis Vossen

Een eerste aanpassing die Megabyte suggereerde was de overschakeling naar Sage Lijn 100 om zo het handelsbeheer te optimaliseren en bovendien de toekomstige mogelijkheid in te bouwen om een webshop op te starten. De referentie die Megabyte hiervoor aanhaalde was het werk dat zij geleverd hadden voor voetbalclub RSC Anderlecht. Zij beschikken namelijk over een zeer performante webshop met verschillende voordelen. De standaard interface kan namelijk volledig gepersonaliseerd worden en ook de opties kunnen op maat aangepast worden. Parameters zoals betalingstermijnen kunnen geconfigureerd worden per klant. Het principe bij Huis Vossen zou identiek worden.

“Ik was van bij de start al een voorstander van een tweede verkoopskanaal. Megabyte nam dit volledige project in handen, en nu we de eerste resultaten al opmerken is mijn enthousiasme uiteraard nog groter. Dankzij onze online verkoop groeide de omzet met meer dan 1000%! We merken ook dat veel van onze klanten het een gemakkelijke en gebruiksvriendelijke tool vinden. Ze maken er dan ook gretig gebruik van. Handig meegenomen is dat de database van Sage Lijn 100 en onze webshop volledig gelijkloopt, waardoor geen enkel gegeven twee keer moet ingegeven worden. Minder werk, maar vooral minder fouten, ” aldus Kris Couvent.

 

Huis Vossen in Lennik beheren vanuit de wijngaard op Château Pabus

De samenwerking tussen Megabyte en Huis Vossen gaat echter tot over onze landsgrenzen. Huis Vossen beschikt, zoals het een kwalitatief wijnhuis betaamt, over een eigen wijngaard in Bordeaux: Château Pabus. Daar verbouwen zij hun eigen wijn en verzorgen zij seminaries voor trouwe klanten. Kris Couvent is bijgevolg zeer vaak in het zuiden van Frankrijk.

Megabyte implementeerde het systeem van afstandswerken bij Huis Vossen. Het systeem werkt in beide richtingen, maar met verschillende doelen. Vanuit Château Pabus kan Kris Couvent de server in Lennik te allen tijde raadplegen maar omgekeerd kan hij vanuit Lennik zijn wijngaarden het hele jaar door observeren. Megabyte realiseerde namelijk een project waarbij beveiligingscamera’s een stream voorzien naar de computers in Lennik. Dankzij een dedicated server, de camera’s en de VPN-verbinding ontgaat Kris Couvent niets meer.

“Omdat ik regelmatig in het kasteel van de wijngaard vertoef tijdens seminaries of om het rijpingsproces te coördineren, had ik nood aan een systeem waardoor ik ogenschijnlijk op kantoor was en dus de lopende dossiers kon beheren. Megabyte integreerde een server waardoor ik vanuit Frankrijk op de servers in Lennik kan. De klanten worden, dankzij de technologie van vandaag, dus continu op hetzelfde niveau behandeld. Omgekeerd kan ik de hele ontwikkeling in Bordeaux perfect in de gaten houden dankzij de video-feed!”

“Deze laatste innovatie is een duidelijke illustratie van onze evolutie met betrekking tot technologie en IT. In een eerste fase groeide de IT bij Huis Vossen mee met de noden van het bedrijf. Maar vandaag is het ook zo dat het bedrijf kan verder groeien dankzij nieuwe technologiën en een competente adviseur in die zaken zoals Megabyte. IT is bij Huis Vossen een extra troef, die meehelpt in onze dienstverlening naar de markt,” besluit Kris Couvent.