In het midden van de jaren 1990 maakten Vlaamse cultuurhuizen in Brussel zich zorgen om de teruglopende bezoekersaantallen. De VGC, in Brussel bevoegd voor cultuur, voerde daarom in 1995 de Cultuurwaarde-bon in. De Cultuurwaardebon (CWB) heeft een waarde van 6,20 euro en kan gratis worden aangevraagd door individuele cultuurbelevers, door verenigingen en scho-len en door welzijnsverenigingen. Zij kunnen de cheque gebruiken voor de betaling van hun ticket, of van een deel daarvan, voor hun concert, theater- of dansvoorstelling. De VGC komt op die manier niet enkel tegemoet aan de vraag van de culturele instellingen om het publieksbereik te ondersteunen, maar brengt cultuur zo ook toegankelijker voor iedereen, in het bijzonder voor kansengroepen.
De Cultuurwaardebon is ondertussen uitgegroeid tot hét succesproduct van de VGC. Jaarlijks worden gemiddeld 100.000 bonnen uitgereikt. “En dat met een minimum aan promotie- en marketinginspanningen”, zegt Karina Luytens, Adjunct van de directeur Cultuur bij het VGC en drijvende kracht achter de Cultuurwaardebon.
Derde generatie
Het beheer van de bonnen betekent voor de VGC een niet te onderschatten administratieve last. Karina Luytens : “De aanvragen moeten gecontroleerd en gevalideerd worden, de bonnen moeten uitgeprint en opgestuurd worden, de cultuurhuizen moeten betaald worden, gebruikte bonnen moeten verwerkt worden, … Het is dus logisch dat we streven naar zo veel mogelijk efficiëntie bij al deze administratieve taken. De vernieuwde applicatie die Megabyte voor ons ontwikkelde helpt ons daarbij een flink stuk op weg.”
Nieuw zijn de applicatie, noch de samenwerking met Megabyte, voor de VGC niet. “We werken al samen met Megabyte van bij het prille begin van de Cultuurwaardebon”, zegt Karina Luytens. “Zij hebben de allereerste software voor ons ontwikkeld. Die is nu aan de derde versie toe.”
De grote vernieuwing van deze versie is de link met het internet. Karina Luytens : “Vroeger kon de Cultuurwaardebon schriftelijk of aan onze balie worden aangevraagd, via een formulier dat manueel moest worden ingevuld. Ook via e-mail ontvingen we wel aanvragen, maar ook dan moest de verdere behandeling manueel gebeuren. De aanvrager kan nu rechtstreeks een formulier op de website van de VGC invullen. Uiteraard blijven we de mensen ook aan de balie of de telefoon verder helpen.”
Snelheid en efficiëntie
De aanvrager kan de CWB dus een stuk makkelijker bestellen dan voordien, en bovendien zal hij minder lang op zijn bon moeten wachten. “In piekperiodes, voornamelijk bij de start van een nieuw seizoen, kon de wachttijd tot 3 weken oplopen. Dankzij de vernieuwde applicatie kunnen we dit terugbrengen tot gemiddeld 8 dagen.”
De verkorte wachttijd heeft alles te maken met de automatisering van de workflow. Een van de meest omslachtige taken hierbij is de controle van de aanvragen. Volgens type
aanvrager gelden er immers verschillende quota : een individuele gebruiker mag bijvoorbeeld per seizoen maximum drie bonnen aanvragen, terwijl verenigingen drie maal per seizoen bonnen kunnen verkrijgen. Deze controle gebeurt nu automatisch door de applicatie, die de personalia van de aanvragers registreert in de centrale databank vooraleer deze te checken. Ook de printfunctie en de filterfunctie – die het opzoeken van gegevens voor aanvragen die via de balie of telefonisch gebeuren – maken het beheer er een stuk efficiënter op.
De applicatie voorziet eveneens in een functie voor het beheer van de terugbetaling van de bons aan de culturele instellingen : gebruikte bonnen kunnen ingescand worden, waarna ze automatisch gelinkt worden met de instelling en de boekhouding van de VGC tot de betaling kan overgaan.
Toekomst
Voor het eerst is de applicatie ook gelinkt met de eigen ICT-infrastructuur van de VGC. Karina Luytens : “Ons eigen IT-team was dan ook nauw betrokken bij de ontwikkeling van de applicatie, net als de operationele gebruikers van de verschillende modules. Wij wilden immers dat de applicatie zo goed mogelijk beantwoordde aan hun behoeften. Megabyte volgde ons hierin perfect, en heeft zich gedurende het volledige traject flexibel opgesteld. De mensen van Megabyte komen ook gemakkelijk ter plaatse om zaken te bespreken of kleine problemen op te lossen, wat de communicatie sterk vergemakkelijkt. Na 16 jaar samenwerking kent Megabyte de VGC en de Cultuurwaardenbon als product door en door, en ook dat speelt natuurlijk mee bij onze vlotte samenwerking.”
De vernieuwde applicatie is operationeel sinds september 2011. Maar de VGC denkt nu al aan extra toekomstige ontwikkelingen. “Tot nu hebben we voornamelijk gefocust op de verbetering van de interne efficiëntie. Bij een volgende update van het systeem willen we ons nog verder concentreren op het gebruikersgemak van de aanvrager. Zo denken we eraan hem de mogelijkheid te bieden om de bon rechtstreeks te printen. Maar dit vergt zeer verregaande technische ontwikkelingen. We zullen het advies en de expertise van Megabyte dus ook in de toekomst nog goed kunnen gebruiken!”
Over de Vlaamse Gemeenschapscommissie
De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) bestaat sinds 1989. Zij is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brusselse hoofdstedelijke gewest. De VGC is in Brussel bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden aangelegenheden (welzijn en gezondheid). Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de commissie de kwaliteit van het leven in de stad verhogen en mensen nieuwe kansen bieden.
De Cultuurwaardebon is één van de initiatieven die de VGC daartoe ondernam. De Cultuurwaardebon heeft een waarde van 6,20 euro en kan gebruikt worden om het toegangsgeld, of een deel daarvan, te betalen voor culturele evenementen. Iedereen met domicilie in het Brussels hoofdstedelijk gewest, of in de randgemeenten, kan cultuurwaardebonnen aanvragen. Zo wordt cultuur toegankelijker gemaakt voor een brede doelgroep.
Voor meer informatie : www.vgc.be
Over Megabyte
Megabyte, opgericht in 1986, is een specialist in ICT-totaaloplossingen en –diensten, IP-telefonie en telecommunicatie. Op basis van haar expertise biedt het bedrijf haar klanten gepersonaliseerde diensten aan rond consultancy, outsourcing, installatie en opleiding.
Megabyte biedt haar klanten daarnaast softwareoplossingen en hardware-installaties op maat (ERP, CRM, Business Intelligence, security, storage, externe back-up, …).
Megabyte is onafhankelijk en niet verbonden aan een specifiek merk of applicatie. Het bedrijf helpt klanten bij Belgische en internationale projecten. De hoofdzetel van Megabyte is gevestigd in Brussel. Commerciële kantoren zijn er in Louvain-La-Neuve en Antwerpen.
Voor meer informatie : www.megabyte.be