In een strategisch cruciale situatie koos Zetes, in overleg met integrator Megabyte, voor “Sage 100” van Sage Bob Software, om zijn beheer in het algemeen – en zijn boekhouding in het bijzonder – te optimaliseren.

Zetes (Euronext Brussels: ZTS), een Belgische onderneming opgericht in 1984, is een pan-Europese systeemintegrator van de eerste orde, die oplossingen met toegevoegde waarde ontwikkelt op het vlak van de automatische identificatie (Auto-ID), voor het identificeren van goederen en het vaststellen van de authenticiteit van personen. Deze oplossingen gebruiken zowel gerijpte als nieuw ontstaande technologie (streepjescodes, stemherkenning, RFID, chipkaarten, bio-metrie) om de performantie van de activiteiten van zijn klanten te verbeteren.

Zetes-oplossingen worden in diverse sectoren geïmplementeerd: industrie, transport, logistiek, distributie, gezondheidzorg, financiën, telecommunicatie en overheidsdiensten. Zetes heeft zijn hoofdkwartier in Brussel en bezit filialen in België, Duitsland, Spanje, Frankrijk, Ierland, Italië, Nederland, Portugal en het Verenigd Koninkrijk. De groep stelt ongeveer 400 personen te werk en liet in 2004 een geconsolideerde omzet optekenen van € 100 miljoen.

Sedert zowat 15 jaar – en tot voor kort – werkte de onderneming met steeds hetzelfde boekhoudsysteem, dat uiteraard een groot aantal wijzigingen, updates en “patches” onderging.

“Wij werkten eigenlijk met een heuse “gasfabriek”, verklaart Jean-Christophe Capelle, Financieel Directeur bij Zetes Belgique. “In het licht van onze permanente groei, van de vereiste opvolgingsmogelijkheden van het cliënteel en van de rapportage, maar ook met het oog op de consolidering van het beheer in onze filialen, was het hoog tijd te kiezen voor een betrouwbare, flexibele oplossing, die bovenal eenvoudig moest zijn op het vlak van de integratie.”

“Na een studiZeteseronde van bijna alle bestaande professionele oplossingen, werd alles goed afgewogen”. stelt Emmanuel Taillieu, Sales Manager bij Megabyte. “Uiteindelijk beslisten wij ten voordele van de Sage 100-oplossing van Sage Bob Software, voor wat betreft de financiële en boekhoudkundige software, en voor de commerciële beheersmodule Kimoce. Beide waren naadloos met elkaar te integreren.”

Naast een niet onbelangrijk aspect van kostenbesparing, werd al vroeg duidelijk dat de gekozen oplossing toeliet een flink aantal nutteloze handelingen uit te sluiten, op het vlak van de pure logistiek, én dat de integratie van die handelingen op boekhoudkundig vlak op transparante wijze kan gebeuren. Concreet werden dus op zéér korte termijn onder meer het onderhoud, de herstellingen, het beheer van de garanties en de terugnamen geautomatiseerd, op het vlak van het proces zelf en op dat van de facturatie.

evens dient onderstreept dat slechts een minimum aan “maatwerk” nodig was om de nieuwe oplossingen en de werkelijke behoeften bij Zetes perfect op elkaar af te stemmen. In tegenstelling tot andere oplossingen konden meer dan 80% van de functies van Sage 100 en Kimoce rechtstreeks worden gebruikt, zonder nutteloze kosten voor consultancy.

“Vooral op het niveau van de integratie kan men zelden zeggen dat een cruciale, vijftien jaar lang gebruikte oplossing quasi onmiddellijk werd vervangen en toch was dit hier het geval,” bevestigt Jean-Christophe Capelle. “Natuurlijk werd de integratie pas doorgevoerd na rijp overleg met Megabyte en na de analyse van alle parameters waarmee rekening dienZetes-Belgiumde te worden gehouden. Uiteindelijk houden wij van onze oude oplossing alleen nog een consultatielicentie aan, zodat we terug kunnen gaan in de historiek van onze boekhouding. Voor al het overige zijn we middenin het fiscale jaar overgestapt en Sage 100 bleek onmiddellijk productief te zijn”.

De uitdaging was er overigens eentje van formaat, want naast de eigenlijke implementatie, waren een aantal cruciale factoren in rekening te brengen:

Op het moment van de overstap bereidde Zetes zijn beursgang voor en het diende dus tegemoet te komen aan de meest veeleisende criteria op het vlak van managementrapportering, boekhouding en fiscaliteit.

Zetes heeft filialen van uiteenlopende grootte in 8 landen en het hoofdhuis in Brussel moet in staat zijn hun parallelle beheer te integreren. Enkele landen, zoals Spanje, gebruikten trouwens al een met Sage 100 verwante – en compatibele – oplossing van Sage.

De overgang moest onmiddellijk gebeuren en men wou snel in fase zijn met de bijzonderheden van het Belgische boekhoudsysteem, terwijl de automatisering van het betaalverkeer, de interface met het Isabel systeem én de opening naar andere toepassingen zoals Excel ook transparant moesten zijn. Last but not least speelde de Return On Investment, zoals dat overal het geval is, een cruciale rol.

De huidige service-kwaliteit is optimaal, gezien de medewerkers die belast zijn met klantenopvolging voortaan over onfeilbare tools beschikken, waarmee ze veel tijd winnen, en omdat het informatiebeheer een niet te evenaren opvolging en beschikbaarheid verzekert.

“De gebruikers zijn al even gelukkig als de klanten!” stelt Emmanuel Taillieu. “Op basis van onze voorgaande ervaringen met oplossingen van Sage Bob Software, hebben wij in overleg met de klant de uitdaging aangenomen om het gebruik van de oplossing op te starten, met een Megabyte-specialist als coach. Alles werd op het terrein aangeleerd, in nauwelijks enkele werkdagen tijd.”

“Sage 100 is een krachtige, soepele, open en intuïtieve oplossing, waarmee we met een gerust gemoed ons toekomstig beheer aankunnen,” besluit Jean-Christophe Capelle, die zich trouwens gelukkig prijst met de goede afloop van het project: “In feite heb ik quasi geen enkele opmerking. Alles is perfect verlopen!”…