“Gegarandeerde betrouwbaarheid dankzij Megabyte” – Megabyte integreert volledige IT-infrastructuur bij CEFIC.

 

Inleiding

Steeds meer bedrijven en ondernemingen zijn rechtstreeks afhankelijk van hun multimediale toepassingen. De zakelijke wereld van vandaag kan niet meer fucntioneren zonder een degelijke IT-infrastructuur en zowel e-mails als telefoontjes nemen een prominente rol in. De betrouwbaarheid van deze toepassingen is dan ook van het allergrootste ceficbelang. De minste onderbreking kan voor heel wat schade zorgen.

Cefic (Conseil European de la Féderation Chimique), gelegen in Brussel en vertegenwoordiger van de gehele Europese chemische industrie, rekent voor de gegarandeerde continuïteit van haar informatica op Megabyte.

Cefic vertegenwoordigt, op een directe of indirecte manier, ongeveer 29 000 grote, middelmatige of kleine chemische bedrijven die samen 1.3 miljoen mensen tewerkstellen en bijna een derde van de wereldwijde chemische productie voor hun rekening nemen. Het herbekijkt continu haar prioriteiten, haar structuur en haar werkwijzen om op die manier altijd klaar te zijn voor nieuwe omstandigheden en nieuwe uitdagingen.

De onderneming is de schakel tussen de verschillende chemische producenten en de Europese gemeenschap. Men werkt op twee verschillende manieren binnen Cefic: verticaal en horizontaal. De verticale manier van werken impliceert een honderd en tiental sector groups waarin men zich telkens toespitst op een bepaald onderwerp. De horizontale manier van werken legt zich dan weer toe op algemenere thema’s, zoals klimaatsveranderingen, water, logistiek en energie, en nog anderen.

Het is voor Cefic belangrijk om ook op technologisch vlak steeds up-to-date zijn om zo hun leden op een snelle en accurate manier te kunnen dienen. Om een betrouwbare IT-infrastructuur te kunnen garanderen, koos Cefic voor de IT-dienstenverlener Megabyte. De jarenlange samenwerking resulteerde dan ook in een integrale samenwerking, gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Vandaag wordt de hele informaticastructuur intern beheerd bij Cefic en zorgt Megabyte voor een betrouwbaar systeem, zodat de 150 medewerkers zonder zorgen kunnen werken.

 

Megabyte moderniseert de telefonie naar IP- oplossing

De samenwerking tussen Cefic en Megabyte heeft al een hele geschiedenis achter de rug. De oorspronkelijke samenwerking loopt terug tot eind jaren negentig:
“Van toen af vertrouwden we steeds meer grote projecten toe aan Megabyte. Telkens weer konden zij ons hun uitstekende competentie bewijzen en keer op keer staken zij boven de concurrentie uit. Ons vertrouwen nam alleen maar toe, en Megabyte is daarom ook ons eerste aanspreekpunt indien we een nieuw project willen opstarten,” vertelt Gilles Cuvellier, Information Systems Manager bij Cefic.

Het meest recente project dat Megabyte tot een goed einde bracht, was de migratie van analoge telefonie naar IP-telefonie, begin 2006.
In 2005 besloot Cefic om het lopende contract met de toenmalige leverancier te herzien. Belangrijkste doelstelling was om de kosten van het telefoonverkeer danig te drukken. Uit de verschillende voorstellen werd het gemeenschappelijke voorstel van Cisco en Megabyte weerhouden. Dat voorstel hield in dat Cefic zou overschakelen van analoge telefonie naar IP-telefonie, oCEFICm zo niet alleen de kosten te drukken maar om ook een meer toekomstgerichte applicatie te installeren.

“Megabyte implementeerde de oplossing geruisloos en razendsnel. Op 3 maanden tijd hadden ze het hele systeem veranderd, alle telefoons geplaatst en de gehele configuratie afgerond. Het omzetten van het systeem gebeurde zelfs op één enkel weekend en dit ondanks vertragingen bij de constructeur, waar Megabyte zelf niets aan kon doen,” vertelt Gilles Cuvellier.
Megabyte doorstond deze eerste grote test zonder problemen, klaarde de klus zonder technische onderbreking voor Cefic en weerstond de problemen om een sterk resultaat af te leveren. “Aan de belangrijkste voorwaarde, de kostenreductie, wordt zeker voldaan,” aldus Cuvellier. “We besparen jaarlijks zo een 50 000 Euro en we kregen er nog een aantal voordelen bovenop. Zo creëerde Megabyte veel plaatswinst met de nieuwe manier van werken, ze vereenvoudigden onze telefonie en er is de integratie met Outlook, hetgeen ons werk aanzienlijk gaat verlichten.
We hebben bij de IT-afdeling tevens een pak minder zorgen, want Megabyte staat in voor het onderhoud en de opvolging van het systeem. Zij komen eens om de twee weken polshoogte nemen en zorgen dat alles volledig in orde is en blijft draaien zoals het hoort. We zijn kritisch, maar kunnen niet anders dan uiterst tevreden zijn.”

 

Historisch gegroeide vertrouwensrelatie

De succesvolle aanpassing van de telefonie kwam er nadat Megabyte haar toegevoegde waarde reeds had bewezen bij voorgaande projecten. In 2004 paste Megabyte de hele infrastructuur van Cefic aan.

Cefic-Building

“In de periode tussen 2002 en 2004 beslisten we om onze inforamtica te externaliseren om de kosten te drukken. Onze volledige IT werd extern gehost in een datacenter. Dat wil zeggen dat er op de computers bij Cefic helemaal niets stond van software of data.”

Daardoor moest men telkens de verbinding maken met de externe server om toegang te hebben tot onze applicaties, documenten en mails. Jammer genoeg, en in tegenstelling tot onze oorspronkelijke verwachtingen,

konden noch de toenmalige technologie, noch de toenmalige consultants ons bekoren.

“Het proces duurde zeer lang en zelfs printen ging ontiechlijk traag. Door deze manier van werken, stelden we een gebrek aan productiviteit vast in onze diensten. Als klap op de vuurpijl daalden onze kosten niet, integendeel, ze verhoogden nog meer”.

Op het einde van 2003 kwam Hewlett Packerd samen met Megabyte, toen reeds Preferred Partner van HP, met een concrete oplossing voor het probleem van Cefic. “Megabyte, ondersteund door HP, adviseerde om met een SAN-gebaseerde architectuur te werken en alles intern te hosten en om de 15 nieuwe servers aan te kopen. Dit was, voor het hele project, een totale investering van bijna 800 000 Euro, en dus een zeer grote beslissing,” legt Cuvellier verder uit.
In november 2003 werd het contract getekend en het opzet was om in juni 2004 de overzetting te finaliseren. Concreet hield dit in dat alle programma’s gemigreerd moesten worden naar de interne server: van de mailbox, over de specifieke en persoonlijke configuraties van de medewerkers tot de software en de installaties van de servers en de switches.

“We moesten op zeer korte termijn van alles een back-up maken en de gegevens overbrengen. Deze laatste stap diende zelfs te gebeuren op één enkel weekend. Megabyte klaarde de klus probleemloos. Deze fase werd goed voorbereid en we ondervonden geen werkonderbreking en we verloren niets van gegevens,” vertelt Cuvellier.

Goede resultaten versterken het vertrouwen

De hele omzetting verliep vlot en Cefic is tot vandaag nog steeds tevreden met hun keuze. “De resultaten zijn zeer goed en ook onze medewerkers zijn absoluut tevreden met het resultaat.
“Dankzij de grote investeringen konden we eindelijk onze IT-kosten fel naar beneden drukken, waarmee de oplossing aan onze eerste voorwaarde voldoet.

Maar Cefic

deed ook een andere opmerkelijke vaststelling: “Sinds de implementatie van de nieuwe infrastructuur, werken we met z’n allen effciënter. De systemen werken vlotter, de data worden sneller opgehaald en het printen van documenten verloopt normaal. Kortom, de productiviteit van onze diensten is massaal verhoogd,” benadrukt Cuvellier.

De geslaagde projecten sterken het vertrouwen van Cefic voor verdere projecten. “We merken dat Megabyte continu meegroeit met de markt en haar kennis en mogelijkheden alsmaar verder uitbouwt.”

Cefic en Megabyte werken samen aan een Service Level Agreement (SLA). Dit SLA houdt in dat Megabyte zich aan een bepaald resultaat bindt. Als zij dit resultaat niet halen, vergoeden zij Cefic hiervoor. “Zo een initiatief is het ultieme bewijs van de competentie van Megabyte en ons vertrouwen in de accurate oplevering van hun werk,” vertelt Gilles Cuvelier.
Anderzijds promoot Cefic het werk van Megabyte bij haar partners in de Europese chemie, om zo de kwaliteit van de gezamenlijke projecten in de verf te zetten.

“Het is inderdaad zo dat wij Megabyte aanprijzen in ons netwerk. We beschikken over een database waarin wij onze toppartners opnemen. Deze database is toegankelijk voor al onze partners en grootste leden. Voorwaarde om hierin opgenomen te worden is natuurlijk dat de resultaten van het partenariaat van de hoogste kwaliteit zijn. Over Megabyte was er geen enkele discussie, zij horen thuis in dit selecte groepje van absolute toppartners die een stevige toegevoegde waarde bieden voor onze diensten,” besluit Gilles Cuvelier.