Au cours de ces dernières années, les applications multimédias ont acquis une très grande importance au sein des entreprises. L’IT joue un rôle à ce point crucial dans la gestion quotidienne qu’il serait inimaginable de voir une entreprise fonctionner sans une infrastructure IT fiable et totalement adaptée à ses besoins. Il en va de même chez Ginion, distributeur belge de matériaux et d’équipements pour la construction, la rénovation, l’aménagement et la décoration, qui cherche sans cesse à innover et à optimiser son infrastructure informatique.
Ginion, une entreprise familiale à la pointe

Gedimat Ginion fait partie du groupement Gedimat Benelux, le plus grand réseau belge d’indépendants en distribution de matériaux et d’équipements pour la construction. Fondée en 1926, Ginion est une entreprise familiale qui se développe depuis 4 générations et qui a su se moderniser au fil du temps pour être aujourd’hui à la pointe en matière de gestion des ventes et des inventaires.
Pour gérer le volet informatique de ses projets et bénéficier des meilleurs conseils et du meilleur accompagnement possible tout au long de son évolution, Ginion a choisi Megabyte comme unique partenaire IT. Et voilà plus de 20 ans maintenant que Ginion et Megabyte collaborent sur de multiples projets allant tous dans un seul et même sens : une gestion efficace des affaires quotidiennes de l’entreprise.

gedimatQu’il s’agisse de grands projets à la pointe de la technologie ou de projets plus classiques tels que l’installation d’un système VPN ou la sécurisation des réseaux, Megabyte a toujours été à l’écoute des besoins de l’entreprise pour y répondre de manière ciblée tout en laissant la porte ouverte à de futures évolutions.

“Nous savons que nous pouvons constamment compter sur notre partenaire IT Megabyte qui a toujours su trouver des solutions à la fois professionnelles et créatives pour améliorer l’efficacité du travail de chacun au sein de notre entreprise. Nous avons une entière confiance en Megabyte, car nous savons pertinemment bien que leurs conseils seront adaptés à nos besoins mais aussi, et ce n’est pas négligeable, à notre budget. De plus, nous ne traitons qu’avec une seule personne de contact pour la mise en place de toute notre infrastructure IT, ce qui est un atout précieux, ” explique Grégory Ginion.

Après avoir analysé en profondeur en quoi consiste le métier de Ginion au jour le jour, Megabyte a su créer des solutions sur mesure qui répondent parfaitement aux besoins de l’entreprise.

Gestion commerciale et système d’inventaire ultra moderne

La gestion au quotidien des stocks et des ventes dans le secteur de la construction n’est pas une chose facile étant donné l’espace qu’occupent de tels matériaux et le système de livraison parfois complexe de ceux-ci sur les chantiers. En effet, les commandes auprès des fournisseurs se font depuis les bureaux de Ginion mais les produits sont le plus souvent directement livrés depuis le fournisseur vers les divers chantiers en cours. Ajoutons à cela que les prix de certains produits sont calculés à la pièce mais sont vendus aux clients à la palette, au m², au m³ ou au kilo. Tous ces éléments compliquent la gestion commerciale. C’est pourquoi Ginion a fait appel à Megabyte pour créer un système de gestion commerciale sur mesure.

Construction L’outil principal est Sage 100 qui gère à lui seul toute la vie commerciale de l’entreprise, de la commande passée au comptoir jusqu’à la facturation. Tout a été programmé selon le fonctionnement de l’entreprise et Megabyte a même créé un lien spécial reliant Sage 100 au système de comptabilité BOB 50, permettant ainsi de suivre avec précision les mauvais payeurs et d’éviter au maximum les problèmes de payement.
Le réseau se compose de deux serveurs Megabyte qui relient entre eux une quinzaine de postes. Au niveau de la sécurité des données, toutes les précautions ont été prises pour éviter le moindre souci. Les réseaux sont bien sûr protégés, un backup est réalisé automatiquement chaque soir et les serveurs ont été installés dans une pièce distincte, à l’abri de la poussière et des changements de températures. “Nous sommes enchantés de ce programme. Nous n’avons rencontré jusqu’ici aucun problème majeur. De plus, si nous avons la moindre question, l’équipe Megabyte réagit au quart de tour avec une extrême flexibilité”, explique Grégory Ginion avec enthousiasme.

Inventaire des stocks via un réseau WiFi

Ginion est une entreprise qui va de l’avant et qui cherche sans cesse à améliorer ce qui peut l’être. Un point important qui devait encore être optimisé était sans conteste l’inventaire des marchandises. Avant que Megabyte n’intervienne, celui-ci se faisait encore à la main, ce qui impliquait des erreurs qui pouvaient facilement être évitées. Pour remédier à ce point faible, Megabyte a mis en place un tout nouveau système entièrement adapté aux besoins de l’entreprise Ginion. Désormais, depuis fin 2008, tout l’inventaire se fait par scanner via l’installation d’un réseau WiFi à l’intérieur mais aussi à l’extérieur de tout le complexe Ginion.

“Megabyte a commencé par réaliser une étude très précise des incidences pour garantir un maximum de sécurité lors de l’installation WiFi. Il fallait ensuite trouver un appareil résistant permettant de scanner les produits via WiFi par tous les temps et relier ensuite celui-ci à notre système de gestion”, explique Grégory Ginion.

Gedimat GinionMegabyte a donc créé spécialement pour cette nouvelle installation, un programme reliant les scanners au système de gestion commerciale Sage 100. Ce système ingénieux permet de scanner un à un les produits via leur code barres et avertit directement l’utilisateur si le produit n’est pas encore enregistré dans le système. L’idée est de pouvoir, dans le futur, créer les codes barres. Par contre, il est déjà possible, toujours via le scanner, de réapprovisionner le stock en passant commande auprès des fournisseurs.

“Notre inventaire se fait désormais de manière précise, avec une rapidité et une facilité d’utilisation déconcertante et ce, en toute sécurité,” affirme Grégory Ginion.

Mais la collaboration entre le distributeur Ginion et son partenaire IT ne s’arrête pas là. Récemment, Megabyte a également installé un tout nouveau central téléphonique IP adapté aux PME, avec des menus vocaux variant selon la période de la semaine. Une option astucieuse permet également de communiquer directement vers le magasin à partir du téléphone via des haut-parleurs reliés au central téléphonique.

De beaux projets de CRM en perspective.

Afin d’optimiser les relations avec ses clients ainsi que le suivi des opportunités de ventes et projets en cours, Ginion voudrait dans un futur proche, toujours en partenariat avec Megabyte, installer un système CRM qui serait directement relié au central téléphonique. Les employés de l’entreprise pourraient dès lors avoir, s’ils le désirent, un accès direct à la fiche client pour chaque appel entrant ou sortant. Ce système devrait être opérationnel dans les mois qui viennent. Ce ne sont donc pas les projets qui manquent chez Ginion et la société pourra compter sur Megabyte pour continuer à développer son infrastructure IT.

” Megabyte a toujours fait preuve d’un grand professionnalisme et de beaucoup de créativité dans tous les projets qu’ils ont entrepris chez nous. C’est pourquoi nous avons une totale confiance en eux et que nous comptons bien continuer avec l’équipe de Megabyte encore longtemps pour tout ce qui concerne notre infrastructure IT”, conclut Grégory Ginion.