Le bureau d’experts-comptables Dupont-Koevoets & Cie (RSM) a renouvelé son système informatique. Une transition tout en douceur, sans perte de temps ni perte de données, et avec un effet très positif sur la qualité du service offert aux clients. Plus important encore : RSM dispose désormais d’un système informatique parfaitement en phase avec son évolution. Il est bien normal dès lors que la fiduciaire se dise particulièrement satisfaite du travail réalisé par Megabyte, avec qui elle a continué à collaborer depuis lors.

La fiduciaire RSM est un groupement international spécialisé notamment dans l’expertise comptable et révisorale, l’expertise fiscale, l’expertise judiciaire, ou encore l’assistance lors de la constitution de sociétés. La liste de ses compétences est longue. En Belgique, la fiduciaire RSM est représentée par la société Dupont-Koevoets & Cie.

Glasses on office deskNée de la fusion de quatre bureaux en 2000, celle-ci emploie une grosse vingtaine de personnes, réparties équitablement entre les deux sièges de la société, à Bruxelles et à Anvers. Son chiffre d’affaires, qui était de l’ordre de 2,5 millions d’euros en 2006, progresse d’environ 10 % par an. Quant à ses clients, ils vont de la fondation ou de l’asbl à la société commerciale exploitant une dizaine de magasins. A Bruxelles, Dupont-Koevoets & Cie compte, entre autres, un grand nombre de sociétés immobilières parmi sa clientèle.

Le siège social d’Anvers et le siège d’exploitation de Bruxelles fonctionnent de manière totalement autonome au niveau informatique.

Alors que les collaborateurs anversois n’ont pas changé leur logiciel de comptabilité et de gestion depuis la fusion des quatre bureaux, le siège de Bruxelles s’est tourné vers la société d’intégration Megabyte pour mettre en place une solution correspondant davantage à ses besoins. Un choix dont se félicitent aujourd’hui les responsables de la fiduciaire.

Deux mutations majeures ont été opérées

Tout d’abord, l’infrastructure du réseau de RSM a été remise à niveau

« La réussite de RSM les a poussés à renouveler leur parc informatique, dans la mesure où le système utilisé précédemment ne convenait plus à l’évolution de leur société . La structure et l’infrastructure informatique ne leur permettaient pas d’envisager l’avenir avec sérénité », explique Emmanuel Taillieu, Sales Operations Director de Megabyte, qui s’est chargé avec succès de ce dossier. Aujourd’hui, le nouveau système implémenté répond parfaitement aux attentes de RSM. « Il est évolutif, souple, sécurisé et fiable », précise Emmanuel Taillieu.

Ensuite, RSM a sélectionné un nouveau programme comptable pour gérer les dossiers de ses clients

Après un travail d’analyse approfondi, c’est la solution BOB Software de Sage Bob Software qui a été retenue. Francis Locquet, responsable des logiciels d’application chez Megabyte, explique ce choix : « En tant que fiduciaire, RSM utilisait différents systèmes comptables pour ses clients. La société a voulu rationnaliser cela au maximum et a comparé différents logiciels : Popsy, Cubic Pro, ProAcc, Easi, et BOB. Il s’est avéré que Bob répondait le mieux aux attentes de leurs clients et à leurs exigences ». Ce que confirme Chantal Rolin, l’une des trois associées de la fiduciaire : « Deux critères étaient absolument essentiels à nos yeux : il ne fallait pas perdre de temps, et il fallait pouvoir récupérer toutes nos données du programme précédent. Avec BOB Software, la transition s’est faite sans aucune anicroche ».

AccountingChantal Rolin ne tarit pas d’éloges sur la manière dont Megabyte a géré la transition de Cubic vers BOB. Un project leader, un project manager, un ingénieur et quelques spécialistes ont travaillé pendant une bonne semaine pour installer, paramétrer et peaufiner la solution. Du vrai travail de pro.

« Le passage d’un programme à l’autre a été tellement facile que nos employés n’ont dû suivre aucune formation de base ! », s’exclame l’associée de RSM. « Ce qui est très bien car cela nous a permis de mieux les former aux modules plus spécifiques que nous avons ajoutés au programme, que ce soit en matière de suivi budgétaire ou de comptabilité analytique par exemple ».

Selon Chantal Rolin, sa société a donc pu migrer vers un logiciel de comptabilité beaucoup plus efficace, tout en continuant à travailler comme si rien ne s’était passé. « Nous avions choisi de faire la transition en fin d’année car le quatrième trimestre est d’ordinaire un trimestre plus calme dans notre secteur », se rappelle-t-elle. « Nous n’avons même pas dû attendre la clôture de l’année pour basculer les 150 dossiers que nous gérons en interne vers le nouveau système. Actuellement, ce chiffre est monté jusqu’à 200 dossiers. Le passage d’un système à l’autre s’est fait sans aucune perte de données. Et avec un minimum de perte de temps, car les employés se sont rapidement sentis aussi à l’aise avec le nouveau produit qu’avec l’ancien, qu’ils utilisaient pourtant depuis des années ».

Quant au retour sur investissement de ce passage vers un nouveau logiciel, il a été très rapide. Selon Francis Locquet, il s’est fait sur moins de deux ans.

Autant dire que RSM compte plus que jamais sur Megabyte pour les mois et les années à venir. La collaboration entre les deux sociétés, qui remonte déjà à plusieurs années, n’a cessé de s’intensifier au fil du temps. Au début, il ne s’agissait que de petites interventions et de dépannages mais au fil des projets, la confiance s’est installée et, aujourd’hui, Megabyte travaille de manière proactive en proposant à son client des technologies éprouvées qui peuvent véritablement apporter une plus-value à l’activité de HLB. Megabyte a participé, par exemple, à l’élaboration du futur réseau de RSM et à la problématique de la connectivité entre les bureaux d’Anvers et de Bruxelles. Et d’autres projets sont actuellement à l’étude …

« Notre professionnalisme, notre expérience de plus de vingt ans dans leur domaine et la confiance accumulée depuis plusieurs années constituent clairement des atouts majeurs dans notre relation avec RSM », résume Emmanuel Taillieu