Les fonctionnalités de Winbooks Virtual Invoice

Encoder, c’est dépassé ! Virtual Invoice, scanne, reconnait et encode automatiquement vos factures dans votre comptabilité. Les documents scannés sont attachés à l’écriture comptable et consultables par un simple clic.

  • Reconnaissance optique

    Virtual Invoice offre une solution unique en combinant la technique « FreeForm » et « Layout based ».

    Nous garantissons une reconnaissance des mentions comptables de vos factures à 99%.

    Le scanning est également optimisé pour offrir la meilleure qualité d’image au moteur de reconnaissance optique.

  • Intégration dans l’encodage de Winbooks

    Rendez-vous directement dans l’encodage de vos factures : vous pouvez y visualisez la facture scannée.

    Toutes les zones reconnues sont automatiquement transférées dans l’écran d’encodage. Toutes les validations comptables sont opérationnelles et les ajustements restent possibles avant enregistrement définitif.

    Même les factures les plus compliquées sont intégrées en un clin d’œil, grâce à l’implémentation de la technique des dictionnaires d’écritures.

  • Consultation des documents scannés

    Les documents scannés sont attachés à l’écriture comptable. L’utilisateur peut donc les consulter quand il le souhaite d’un seul clic, la pièce comptable justificative apparaît.
    Cette fonctionnalité est très efficace lors d’un contrôle de gestion, ou pour une utilisation à distance.

  • Recherche plein texte

    Virtual Invoice permet d’opérer différents types de recherche sur base des textes indexés. Il est capable de reconnaître tout le texte de chacune des factures.

  • Scanning Intègre

    Grâce au scanning Intègre, le document scanné est marqué et signé définitivement par une signature électronique avancée : l’intégrité et l’authenticité du document scanné sont garantis.

    Le scan traité par le « Scanning Intègre » a la même valeur que l’original papier vis-à-vis de l’Administration de la TVA et des Contributions Directes.

  • Approbation

    Plutôt que de faire circuler les photocopies de facture dans les bureaux pour approbation, celles-ci sont scannées puis approuvées d’un clic de souris après notification par email.

    Au départ, le service comptabilité déclenche la génération automatique ou manuelle des demandes d’approbation, suivant des étapes prédéfinies. Tous les scenarii d’approbation sont possibles, du plus simple au plus sophistiqué.

  • Reconnaissance Premium

    Mentions comptables de la facture reconnues à 99%.

    Reconnaissance Premium reconnaît les mentions comptables des factures à 100 %.

    L’utilisateur scanne ses factures et les envoie via Internet sur le serveur Reconnaissance Premium. Celles-ci sont alors prises en charge par le service.

    Une fois le traitement terminé, l’utilisateur se voit notifier par email et termine l’encodage en complétant les imputations comptables proposées par WinBooks.

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