Microsoft SharePoint : la gestion des flux de travail d’approbation

Microsoft SharePoint propose une gestion des flux de travail d’approbation

Cette fonctionnalité vous permet d’automatiser vos processus de gestion pour les rendre à la fois plus cohérents et plus efficaces.

Vous pouvez utiliser un flux de travail d’approbation SharePoint pour transmettre des documents et d’autres éléments stockés dans SharePoint vers une ou plusieurs personnes en vue d’obtenir leur approbation.

Comme le flux de travail SharePoint gère vos processus à votre place, vous disposez davantage de temps pour vous occuper de toutes les autres tâches qui requièrent votre attention.

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En résumé – Qu’est-ce qu’une gestion des flux de travail d’approbation ?

Un flux de travail de SharePoint est un diagramme automatisé qui permet de réduire les efforts et de limiter le caractère aléatoire des processus de travail standard.

Par exemple, lors de l’exécution de processus manuels, de nombreux contrôles et suivis, transferts de documents et envois de rappels sont nécessaires. Ces tâches doivent être effectuées par vous ou un ou plusieurs de vos collègues. Cela signifie de nombreuses heures de travail supplémentaires et des interruptions constantes.

Par contre, si vous utilisez le flux de travail d’approbation de documents de SharePoint pour exécuter ce processus, le flux de travail effectue à votre place et automatiquement toutes les opérations de contrôle, suivi, rappel et transfert. Si l’exécution d’une tâche est en retard ou si un problème se produit, la plupart des flux de travail intégrés génèrent une notification pour vous avertir. Aucune surveillance du processus n’est nécessaire — car avec un flux de travail SharePoint, le processus s’auto-surveille de façon proactive.

De plus, l’exécution d’un flux de travail de SharePoint est simple. Vous choisissez le type de flux de travail souhaité, indiquez les options qui conviennent à votre situation et vous laissez le flux de travail faire le reste. Bien entendu, vous pouvez à tout moment annuler ou mettre fin à un flux de travail.

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Concrètement – Comment ça marche ?

Les flux de travail de SharePoint sont des mini-applications pré-programmées qui rationalisent et automatisent un large éventail de processus métiers — de la collecte de signatures, commentaires ou approbations pour un plan ou un document, au suivi de l’état actuel d’une procédure de routine.

Les flux de travail de SharePoint sont conçus pour faire gagner du temps et réduire les efforts, et pour apporter de la cohérence et de l’efficacité aux tâches que vous effectuez régulièrement.

Les flux de travail SharePoint sont :

  • Efficaces et cohérents
    Le flux de travail d’approbation de SharePoint achemine automatiquement le document ou tout autre élément. Il lui affecte des tâches de révision et suit leur avancement. Il envoie des rappels et des notifications lorsque cela est nécessaire.
    L’activité dans un flux de travail peut être surveillée et rectifiée à partir d’une page d’état centralisée, et l’historique des événements d’un flux de travail est conservé pendant 60 jours après la fin d’un flux de travail
  • Moins de travail pour vous
    Le flux de travail d’approbation de SharePoint vous fait gagner du temps et limite les problèmes tout en rationalisant et en standardisant votre processus d’approbation

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