Microsoft SharePoint : beheer van goedkeuringswerkstromen

Microsoft SharePoint biedt het beheer van goedkeuringswerkstromen aan

Deze functionaliteit kunt u gebruiken om uw bedrijfsprocessen te automatiseren en ze daarmee consistenter en efficiënter te maken.

U kunt een Sharepoint goedkeuringswerkstroom gebruiken om documenten en andere items die in SharePoint-producten zijn opgeslagen, ter goedkeuring naar één of meer personen te sturen.

Met een werkstroom van SharePoint die het proces voor u afhandelt, houdt u meer tijd over voor al die andere dingen die u nog moet doen.

sharepoint-beheer-goedkeuringswerkstromen

Samengevat – Wat is het beheer van goedkeuringswerkstromen ?

Een SharePoint-werkstroom is te vergelijken met een geautomatiseerd stroomdiagram en zorgt ervoor dat standaardwerkprocessen veel sneller, efficiënter en beter kunnen worden uitgevoerd.

Wanneer u bijvoorbeeld processen handmatig moet uitvoeren, betekent dit dat u heel veel zaken moet controleren en bijhouden, documenten moet doorsturen en herinneringen moet verzenden. Daar komt bij dat al deze taken door u of door een of meer van uw collega’s moeten worden uitgevoerd. Dat is dus heel veel extra werk en u moet steeds uw andere werkzaamheden onderbreken.

Wanneer u echter de werkstroom voor documentgoedkeuring van SharePoint gebruikt om dit proces tot een goed einde te brengen, worden al die taken automatisch uitgevoerd door de werkstroom. Als iemand te laat is met het afronden van een taak, of als er sprake is van een ander probleem, genereren de meeste standaardwerkstromen een melding om u te waarschuwen. Niemand in de groep hoeft een proces proactief te bewaken. Ook dit aspect van processen is namelijk volledig geïntegreerd in de SharePoint-werkstromen.

Daarbij komt dat het uitvoeren van een SharePoint-werkstroom makkelijk in te stellen is. U kiest het gewenste type werkstroom, stelt de opties in die het beste werken in uw situatie en de rest gaat vanzelf. Uiteraard kunt u een geactiveerde werkstroom op ieder moment annuleren of beëindigen.

sharepoint-werkstromen

Hoe werkt dit concreet ?

Werkstromen van SharePoint zijn vooraf geprogrammeerde minitoepassingen waarmee allerlei bedrijfsprocessen kunnen worden gestroomlijnd en geautomatiseerd, variërend van het verzamelen van handtekeningen, feedback of goedkeuringen voor een plan of document tot het volgen van de actuele status van een routineprocedure.

Een SharePoint-werkstroom zorgt ervoor dat standaardwerkprocessen veel sneller, efficiënter en beter kunnen worden uitgevoerd.

De SharePoint goedkeuringswerkstromen zijn :

  • Efficiënt en consistent
    In een goedkeuringswerkstroom van SharePoint worden de volgende bewerkingen automatisch uitgevoerd: het document of item wordt naar de juiste mensen gestuurd, er worden beoordelingstaken toegewezen en de voortgang van deze taken wordt bijgehouden en er worden herinneringen en meldingen verzonden wanneer dat nodig is. De activiteiten in een werkstroom kunnen worden gecontroleerd en aangepast vanaf een centrale statuspagina en de geschiedenis van gebeurtenissen in een werkstroom blijft gedurende 60 dagen na de voltooiing bewaard.
  • Minder werk voor u
    Een goedkeuringswerkstroom bespaart u zowel tijd als moeite en tegelijkertijd wordt het goedkeuringsproces gestroomlijnd en gestandaardiseerd

Contacteer ons voor meer informatie

Beheer van goedkeuringswerkstromen – Werkstromen van SharePoint