Grâce au nouveau logiciel que Megabyte a développé pour la Commission communautaire flamande (Vlaamse Gemeenschapscommissie : VGC), il est désormais possible de demander des chèques-culture (ou « cultuur-waarde-bonnen ») en ligne via le site Internet de la VGC. Megabyte aide ainsi la VGC à remplir sa mission visant à rendre les événements culturels bruxellois accessibles à un public aussi vaste que possible.

 

Un franc succès 

VGCAu milieu des années 1990, des Maisons de la culture flamandes implantées à Bruxelles se sont inquiétées du recul du nombre de visiteurs. Raison pour laquelle la VGC, compétente pour la culture à Bruxelles, a instauré un chèque-culture baptisé « Cultuur-waarde-bon » (CWB) en 1995.

Ce chèque-culture, d’une valeur de 6,20 euros, peut être gratuitement demandé par les amateurs de culture, les associations, les écoles et les organismes d’aide sociale. Ils peuvent utiliser ce chèque pour payer la totalité ou une partie de leur billet de concert, pièce de théâtre ou spectacle de danse. Par cette action, la VGC répond à la demande des institutions culturelles d’aider à intensifier la fréquentation, tout en rendant la culture plus accessible à tous, et particulièrement aux personnes défavorisées.

Dans l’intervalle, le CWB est devenu le produit phare de la VGC. Chaque année, 100 000 chèques en moyenne sont octroyés. « Et ce, avec un minimum de promotion et de marketing, » explique Karina Luytens, adjointe du directeur de la Culture au sein de la VGC et instigatrice des CWB.

Troisième génération

Pour la VGC, la gestion des chèques représente une charge administrative non négligeable. Karina Luytens : « Il faut contrôler et valider les demandes, imprimer et expédier les chèques, payer les maisons de la culture, traiter les chèques utilisés … Il est donc logique que nous aspirions à une efficacité optimale dans toutes ces tâches administratives. La nouvelle application que Megabyte a développée pour nous, nous aide beaucoup à cet égard. »

L’application et la collaboration avec Megabyte ne datent pas d’hier. « Nous travaillions déjà avec Megabyte au tout début des CWB », explique Karina Luytens. « Ce sont eux qui ont développé pour nous le tout premier logiciel. Aujourd’hui, nous en sommes à la troisième version. »

La grande innovation de cette dernière version réside dans le lien avec Internet. Karina Luytens : « Autrefois, nos chèques-culture pouvaient être demandés par écrit ou à notre guichet, via un formulaire à compléter manuellement. Nous recevions également des demandes par e-mail, mais les autres opérations de traitement devaient être effectuées manuellement. Aujourd’hui, le demandeur peut compléter un formulaire directement sur le site Internet de la VGC. Bien sûr, il est toujours possible de nous contacter par téléphone ou de s’adresser à notre guichet. »

Rapidité et efficacité

VGC1En plus de pouvoir commander ses chèques CWB beaucoup plus facilement qu’auparavant, le demandeur devra également attendre moins longtemps pour les recevoir.

« En périodes d’affluence, surtout au début d’une nouvelle saison, le délai d’attente pouvait aller jusqu’à 3 semaines. Grâce à la nouvelle application, nous pouvons ramener ce délai à 8 jours en moyenne. »

Le temps d’attente réduit est entièrement dû à l’automatisation du flux de travail. Le contrôle des demandes fait partie des tâches les plus complexes. Plusieurs quotas s’appliquent selon le type de demandeur. Par exemple, un utilisateur individuel peut demander jusqu’à trois chèques par saison, tandis que les associations peuvent obtenir des chèques trois fois par saison. Ce contrôle s’effectue désormais automatiquement dans l’application, qui enregistre les données personnelles des demandeurs dans la banque de données centrale avant de les vérifier. Les fonctionnalités d’impression et de filtre – cette dernière fonction étant utile pour la recherche de données lors de demandes au guichet ou par téléphone – rendent la gestion bien plus efficace.

Le logiciel intègre également une fonction de gestion du rembour
sement des chèques aux organismes culturels : les chèques utilisés sont scannés, puis sont automatiquement liés à l’institution et la comptabilité de la VGC peut procéder au paiement.

Demain

Pour la première fois, le logiciel est également lié à l’infrastructure TIC propre de la VGC. Karina Luytens : « Notre équipe IT a étroitement collaboré au développement du logiciel, tout comme les utilisateurs opérationnels des différents modules. Nous voulions en effet qu’il réponde au maximum à leurs besoins. Megabyte nous a suivis à 100 % et a fait preuve de flexibilité pendant tout le processus. Les collaborateurs de Megabyte viennent aussi facilement sur place pour discuter de certains points ou résoudre de petits problèmes, ce qui facilite grandement la communication. Après 16 années de collaboration, Megabyte connaît la VGC et les CWB sur le bout des doigts. Et ça aussi, c’est important pour une collaboration aisée. »

Le logiciel est opérationnel depuis septembre 2011. La VGC envisage déjà des développements futurs. « Jusqu’à présent, nous nous étions surtout concentrés sur l’amélioration de l’efficacité interne. Lors d’une prochaine mise à jour du système, nous voudrions mettre davantage l’accent sur la convivialité pour le demandeur. Par exemple, nous pensons à la possibilité de proposer d’imprimer directement le chèque. Ce qui nécessite toutefois des développements techniques très poussés. Nous continuerons donc à faire appel aux conseils et à l’expertise de Megabyte ! »

À propos de la Commission communautaire flamande
La Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) existe depuis 1989. Elle est le fondement et la plaque tournante de la Communauté flamande dans la Région de Bruxelles-Capitale. À Bruxelles, la VGC est compétente pour les questions liées à la culture, l’enseignement et aux matières personnalisables (bien-être et santé). Par le développement et le soutien d’un réseau néerlandophone ouvert de services et d’équipements dans tous ses domaines de compétences, la Commission entend améliorer la qualité de vie en ville et offrir de nouvelles possibilités aux citoyens.

Le « Cultuurwaardebon » est l’une des initiatives prises par la VGC dans cette voie. D’une valeur de 6,20 euros, ce chèque peut être utilisé pour payer tout ou partie de l’entrée à des événements culturels. Toute personne domiciliée en Région de Bruxelles-Capitale ou dans les communes de la périphérie peut demander ces chèques-culture. Ce qui rend la culture plus accessible à un large groupe cible.

Pour de plus amples informations : www.vgc.be

À propos de Megabyte
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