C’est dans une situation stratégiquement cruciale que Zetes a choisi, avec le conseil de l’intégrateur Megabyte, Sage 100 de Sage afin d’optimiser sa gestion en général et sa comptabilité en particulier.

Société belge créée en 1984, Zetes (Euronext Brussels : ZTS) est un intégrateur de systèmes paneuropéen de premier plan déployant des solutions à valeur ajoutée dans le secteur de l’identification automatique (Auto-ID), pour l’identification des biens et l’authentification de personnes. Ces solutions utilisent des technologies matures et émergeantes (code à barres, reconnaissance vocale, RFID, cartes à puce, biométrie) pour optimiser les performances des activités de ses clients.

Les solutions de Zetes sont implémentées dans divers secteurs d’activité : industrie, transport, logistique, distribution, santé, finance, télécommunications et services publics.


Un nouveau projet pour une société grandissante

Ayant son siège social à Bruxelles, le Groupe Zetes possède des filiales en Allemagne, Belgique, Espagne, France, Irlande, Italie, Pays-Bas, Portugal et Royaume-Uni.

Zetes emploie environ 440 personnes et a généré un chiffre d’affaires consolidé de €100 millions en 2004.

Depuis environ quinze ans et jusqu’il y a peu, la société fonctionnait sur la même solution comptable qui avait dû connaître un grand nombre de transformations, mises à jour et autres greffes de modules éparses.

Zetes_logo« Nous disposions d’une véritable usine à gaz », déclare Jean-Christophe Capelle, Directeur Financier chez Zetes Belgique. « Face à notre croissance permanente, à des impératifs de suivi de notre clientèle et de reporting mais aussi afin de consolider la gestion de nos filiales, il était plus que temps d’opter pour une solution fiable, flexible et surtout, aisée au niveau de l’intégration ».

« Après avoir analysé quelques solutions réputées sur le marché, notre client a fait appel à nos services », ajoute Emmanuel Taillieu, Sales Manager chez Megabyte. « Notre client attendait de notre part que nous l’accompagnions dans son processus de sélection et que nous aidions les personnes en charge des dossiers chez Zetes. Il a finalement été décidé d’opter pour la solution Sage 100 de Sage Bob Software pour ce qui est des logiciels ‘finance et comptabilité’ et du module de gestion commerciale Kimoce qui étaient parfaitement intégrables ».

Outre un aspect de coûts non négligeable, il est vite apparu que la solution sélectionnée permettait de réduire bon nombre de manipulations inutiles en matière de logistique pure et que l’intégration de ces manipulations au plan comptable se faisait de manière transparente. C’est donc entre autre la maintenance, les réparations, la gestion des garanties et des retours qui furent, en peu de temps, automatisées au niveau des processus et de la facturation.

Il faut également souligner qu’un minimum de customisation a été nécessaire afin de mettre parfaitement en phase les nouvelles solutions et les besoins réels de Zetes.

Contrairement à d’autres produits, c’est plus de 80% des fonctionnalités de Sage 100 et de Kimoce qui ont pu immédiatement être utilisées et ce, sans frais de consultance superflus.

« Sur le plan de l’intégration justement, il est rare de pouvoir dire qu’une solution cruciale et utilisée durant près de quinze ans ait pu être remplacée de manière instantanée et pourtant, ce fut ici le cas.» affirme Jean-Christophe Capelle. « Bien entendu, l’intégration elle-même n’a eu lieu qu’après une profonde réflexion et une analyse avec Megabyte de tous les paramètres à prendre en compte. Finalement, nous avons uniquement maintenu une licence de consultation de notre ancienne solution, ce qui nous permet de revenir dans l’historique de notre comptabilité. Pour tout le reste, nous avons effectué une migration en plein milieu d’année fiscale et Sage 100 s’est avéré immédiatement productive».


Gain de temps grâce à notre informatique

Le défi à relever était pourtant de taille car, en corollaire de cette implémentation, des facteurs cruciaux devaient être pris en compte :

A l’époque de la migration, Zetes préparait son entrée en Bourse et se devait de pouvoir répondre aux critères les plus exigeants en matière de reporting de gestion, de comptabilité et de fiscalité.

Zetes dispose de filiales de tailles très différentes dans 8 pays et la maison mère de Bruxelles devait pouvoir intégrer leurs gestions parallèles. Certains pays comme l’Espagne utilisaient d’ailleurs déjà une solution Sage sœur de la Sage 100 qui est donc parfaitement compatible.

Zetes-BelgiumLa transition devait être instantanée, il fallait être rapidement en phase avec les particularités de la comptabilité belge alors que l’automatisation des paiements ainsi que l’interface avec Isabel en plus de l’ouverture vers des logiciels tels que Excel devaient être transparentes. Enfin, last but not least, le retour sur investissement jouait, comme partout, un rôle crucial.

La qualité de service actuelle est optimale étant donné que les employés chargés du suivi de la clientèle disposent désormais d’outils infaillibles qui leur font gagner beaucoup de temps et que la gestion de l’information garantit un suivi et une disponibilité sans pareil.

« Les utilisateurs comme les clients sont ravis ! », avance Emmanuel Taillieu. « Basés sur nos expériences passées avec les solutions de Sage Bob Software, nous avons fait le pari, en accord avec notre client, de démarrer l’utilisation du produit sous le coaching d’un spécialiste de Megabyte. Tout a été appris sur le terrain en à peine quelques jours».

« Sage 100 est une solution puissante, souple, ouverte et intuitive qui nous permet d’envisager l’avenir de notre gestion en toute sérénité.» conclut Jean-Christophe Capelle qui se félicite du bon déroulement du projet : « En fait je n’ai quasiment rien à dire, tout s’est parfaitement passé ! » …