Kris Couvent ne s’en cache pas : bien que son métier soit très traditionnel, l’infrastructure informatique constitue un maillon essentiel dans le bon fonctionnement de l’entreprise. La garantie de ce bon fonctionnement, il la reçoit de Megabyte, son partenaire pour la gestion de l’IT.
Huis Vossen importe divers vins du monde entier depuis des décennies. Elle a su, au fil du temps, gagner la confiance des œnophiles belges. Depuis 1860, cette entreprise familiale approvisionne en effet notre pays en excellents crus du monde entier, accompagnés d’un conseil professionnel. Kris Couvent est le premier gérant étranger à la lignée Vossen. Il racheta l’affaire au dernier descendant Vossen en 1994.
« Travailler dans le vin a toujours été plus qu’une profession pour moi. C’est le métier de mes rêves, car le produit du raisin me passionne et me fascine. Cela dit, nous ne sommes pas tous les jours dans les vignobles et la production et l’importation de vin comportent également un important volet administratif. Lorsque j’ai débuté en 1994, il n’y avait à notre siège de Lennik qu’un seul ordinateur équipé d’un programme comptable et de l’application « Point of Sales » (POS) de Cubic. Notre réviseur d’entreprise nous avait déjà renseigné Megabyte à l’époque ». Et depuis lors, la vague informatique a déferlé, jusqu’au vignoble de Huis Vossen à Bordeaux, au Château Pabus.
L’informatique soutient la croissance de Huis Vossen
La croissance de l’entreprise et le besoin grandissant d’automatisation incitèrent Huis Vossen à développer son informatisation. « Peu de gens considèrent la question, mais l’informatique peut apporter une réelle valeur ajoutée à une entreprise vinicole. Megabyte nous assiste au quotidien et nous garantit une infrastructure IT sous-jacente d’une stabilité infaillible ».
Les fondements de la coopération actuelle remontent à 1994. « À l’époque, on ne pouvait pas encore parler d’une véritable infrastructure IT. Nous avions à ce moment un ordinateur au magasin, et un autre au bureau, pour la comptabilité. Aujourd’hui, nous travaillons avec neuf ordinateurs, une connexion directe avec notre domaine à Bordeaux et deux serveurs distincts », résume Kris Couvent.
Lorsque Cubic arrêta son application POS, Huis Vossen passa à BOB Software pour sa comptabilité, sur recommandation de son réviseur d’entreprise. Ce remplacement laissait cependant un vide pour l’application POS. Vide que Megabyte n’allait pas tarder à combler en proposant un partenariat avec un second fournisseur.
« La multiplicité des fournisseurs rendait la tâche compliquée à la longue, et je souhaitais un point de contact unique. Megabyte nous offrit cette solution par le biais de Sage 100. Nous pouvions désormais gérer l’ensemble du back office à partir de cette application, de la facturation au suivi des stocks, en passant par l’encaisse, sans oublier la branche indispensable qu’est l’e-commerce. La phase préparatoire se déroula minutieusement et en concertation mutuelle, comme dans un vrai partenariat. Megabyte analysa nos besoins et revint ensuite vers nous avec une proposition très complète », se rappelle Kris Couvent.
L’e-commerce comme atout dans un secteur traditionnel
La première modification suggérée par Megabyte fut de migrer vers Sage 100 afin d’optimiser la gestion commerciale et de pouvoir créer par la suite une boutique en ligne. Pour cette dernière, Megabyte cita à titre de référence le travail réalisé pour le RSC Anderlecht.
Le club de football dispose en effet d’une boutique en ligne très performante présentant une série d’avantages. L’interface standard est ainsi entièrement personnalisable, au même titre que les options. Des paramètres tels que les délais de paiement peuvent être configurés individuellement pour chaque client. Megabyte se proposait de concevoir un système similaire pour Huis Vossen.
« La perspective d’un second canal de vente m’a séduit d’emblée. Megabyte a pris en charge l’ensemble du projet, et les premiers résultats n’ont fait que renforcer mon enthousiasme. Grâce à la vente en ligne, notre chiffre d’affaires a bien progressé !
Nous remarquons aussi que de nombreux clients trouvent cet outil pratique et convivial et y recourent donc copieusement. De plus, la base de données de Sage 100 et notre boutique en ligne sont entièrement synchronisées, de façon à ce que nous ne devions jamais encoder deux fois la même information. Cela signifie moins de travail, mais aussi moins d’erreurs », explique Kris Couvent.
Gestion de Huis Vossen de Lennik depuis le vignoble de Château Pabus
La coopération entre Megabyte et Huis Vossen dépasse cependant nos frontières. Comme toute maison vinicole qui se respecte, Huis Vossen dispose de son propre vignoble à Bordeaux : Château Pabus. Elle y produit son propre vin et y organise des séminaires pour les clients fidèles. Kris Couvent passe par conséquent une bonne partie de son temps dans le sud de la France.
Megabyte déploya donc un système de travail à distance. Celui-ci fonctionne dans les deux sens, mais avec des objectifs différents. Depuis Château Pabus, Kris Couvent peut consulter à tout moment le serveur situé à Lennik, et inversement, depuis Lennik, il peut observer ses vignobles tout au long de l’année. Megabyte a en effet installé un réseau de caméras de surveillance relié aux ordinateurs de Lennik. Grâce au serveur dédié, aux caméras et à la connexion VPN, plus rien n’échappe à Kris Couvent.
« Comme je séjourne régulièrement au château du vignoble à l’occasion de séminaires ou pour superviser le processus de maturation, j’avais besoin d’un système me permettant d’être virtuellement au bureau et de gérer les dossiers en cours. Megabyte intégra alors un serveur à partir duquel je pouvais accéder aux serveurs de Lennik depuis la France. Grâce à la technologie actuelle, je peux donc offrir en permanence à mes clients le même niveau de service. Inversement, je peux aussi parfaitement contrôler l’ensemble de la véraison à Bordeaux grâce au flux vidéo ! »
« Cette dernière innovation illustre clairement notre évolution sur le plan technologique et informatique. Initialement, l’informatique a évolué en fonction des besoins de l’entreprise. Mais aujourd’hui, c’est grâce aux nouvelles technologies et à l’expertise de Megabyte en la matière qu’elle peut poursuivre sa croissance. L’informatique constitue pour Huis Vossen un atout supplémentaire qui nous aide à mieux servir le marché », conclut Kris Couvent.