La dématérialisation au service de la comptabilité
Les états membres de l’union européenne, mettront en application la facture électronique européenne (pour les marchés publics), avant le 27 novembre 2018. Cette date marquera le grand début de la digitalisation dans l’entreprise. Pour accompagner nos clients comptables, experts-comptables, TPE et PME dans la dématérialisation, nous proposons des solutions innovantes.
La facturation électronique
La dématérialisation des factures consiste à émettre ou à recevoir une facture en ligne par voie électronique, ce système vise à remplacer la facture papier pour les entreprises (côté clients et côté fournisseurs). Pour être légal le procédé de dématérialisation de la facturation doit certifier l’authenticité de l’origine des factures (identification de l’émetteur) et l’intégrité du contenu de la facture (format non modifiable). En Belgique, c’est le standard d’échange e-fff, basé sur l’UBL 2.0, qui remplit cette fonction. L’e-facture présente des avantages majeurs : fiabilité, plus de coût d’impression ni d’expédition, accélération du processus de facturation, réduction des délais de paiement, elle permet aussi de réduire l’empreinte écologique. Aujourd’hui, la saisie des factures manuellement représente un tiers de l’activité des services comptabilité.
CodaBox le numéro 1 de la dématérialisation
CodaBox est aujourd’hui un fournisseur reconnu – certifié PEPPOL – par les autorités européennes donc considéré comme une passerelle officielle entre la communauté PEPPOL et les entités ou solutions locales de gestion électronique des factures. En fin d’année dernière, CodaBox a envoyé avec succès sa première facture vers Open PEPPOL. Codabox poursuit aujourd’hui son évolution avec l’intégration de la signature électronique. CodaBox transmet les fichiers CODA à près de 1500 cabinets comptables et permet aussi : – D’importer automatiquement des écritures de salaires ; – De récupérer et de mettre à disposition les extraits de banque aux normes (CODA) pour les intégrer parfaitement ; – De prendre en charge du processus de connexion aux banques ; – De récupérer et de tenir disponible les relevés de banque électroniques des entreprises pour le cabinet comptable ; Pour faciliter l’encodage de vos opérations au format digital, vous pouvez automatiser l’injection !
La Peppol, Pan European Public Procurement
Les états européens utilisent de plus en plus la dématérialisation et imposent souvent les échanges électroniques, dans tous les domaines : comptabilité, fiscalité ou social. Les objectifs sont affichés : fluidifier les échanges, fiabiliser les données, simplifier les tâches administratives… En clair : faciliter les relations avec les clients, en réduisant les coûts de traitement liés et en sécurisant les échanges. Ces nouvelles technologies, permettront aux comptables, aux experts-comptables, aux clients, et aux administrations de réaliser d’énormes économies. En Belgique, le gouvernement flamand a anticipé les nouvelles obligations en encourageant la transmission de documents via – le réseau PEPPOL – qui implique l’utilisation d’un standard unique. Si la Flandre a fait une réelle avancée en matière de – facturation électronique -, la Wallonie devra lui emboiter le pas pour ne pas se priver de certains marchés.
Les avantages de la digitalisation
Les solutions de dématérialisation sont en plein essor. L’optimisation de l’archivage, le partage des documents ou leur transfert seront facilités grâce aux nouvelles technologies. La numérisation des factures pourra être faite par les cabinets comptables ou par les clients. De plus en plus de prestataires utilisent la facturation électronique pour leurs clients privés. Ce phénomène marque le début de la numérisation et de la digitalisation dans l’entreprise. La dématérialisation, ce n’est pas seulement la facture électronique, elle touche aussi : – Le service paie ; – La communication de documents officiels ; – Les relations dans les marchés publics ; – La transmission des documents d’affaires ; – La transmission des documents professionnels ; – la transmission des commandes ; La dématérialisation des signatures rendue possible est aussi une application qui se développe de plus en plus, elle permet de réaliser d’énormes économies en étant légale et sécurisée. Nous sommes au début de la dématérialisation du traitement de l’information dans l’entreprise et la comptabilité est un des secteurs les plus concerné.
