Megabyte helpt de klimatisatie-specialist met haar groeicijfers om oververhitting te vermijden

De firma Belklima profiteert enorm van de stijgende vraag op de markt voor airconditioning en kent een zeer snelle groei. Deze goede prestaties dankt zij grotendeels aan het professionalisme van Megabyte die de behoeftes analyseerde. Hierdoor werden de geschikte informatica oplossingen aangeboden om een specifiek doel te bereiken: een beter beheer van de gegevens, de klanten beter leren kennen en tenslotte de dienstverlening verbeteren. Het zal dan ook niemand verbazen dat Belklima haar vruchtbare samenwerking met Megabyte wil verder zetten!

De Brugse firma Belklima werd opgericht in 1996 en is vanaf het begin een vooraanstaande medespeler geweest op de Belgische markt betreffende airconditioning. In België is zij exclusief invoerder van het gerenommeerde merk Mitsubishi Electric. Verder profiteert zij eveneens van de goede gezondheid waarin de markt van airconditioning zich bevindt. Sinds een tiental jaar groeit deze immers 15% per jaar. Deze sterke groei kan enerzijds verklaard worden door een stijgende vraag van de gebruikers naar koelte tijdens warme periodes...maar anderzijds speelt het succes van de verwarming een belangrijke rol.

« De airconditioners die wij installeren dienen niet enkel om af te koelen maar ook om te verwarmen. We noemen dit een thermodynamisch verwarmingssysteem, of ook wel warmtepomp », vertelt Chris Jonckheere, managing director van Belklima. « Deze systemen kennen heel wat succes omdat ze een erg verleidelijk alternatief bieden voor stookolie en gas. Enerzijds zijn ze energiebesparend en anderzijds ook meer milieuvriendelijk want er wordt minder CO² uitgestoten ». 

Belklima is een vertrouwenspartner geworden voor een groot aantal studiebureaus, architecten, energieleveranciers, overheidsinstanties, bouwondernemingen en zelfs particulieren. De omvang van het bedrijf verdubbelde tijdens de laatste 3 jaren. Het zakencijfers draait voor 2006 rond 8,5 miljoen euro en het personeel gaat binnenkort van 14 naar 16 personen. 

Deze snelle groei heeft Belklima in contact gebracht met Megabyte. « De verantwoordelijken bij Belklima hebben zich tot ons gericht omdat ze overrompeld werden door hun succes met als gevolg dat ze hun offertes niet meer correct konden opvolgen. Verder werden ze binnen het bedrijf geconfronteerd met een te grote versnippering van informatie », verklaart Valérie Daems, account manager bij Megabyte, die zich met het succes van haar klant heeft beziggehouden. « Na een analyse van de meest dringende behoeftes van het bedrijf hebben wij gekozen voor SalesLogix van Sage Bob Software. Dit softwarepakket leverde een onmiddellijk antwoord op het probleem van het offertebeheer en kon zonder veel problemen gekoppeld worden aan het oude ERP-systeem dat Belklima gebruikt. Verder hebben we de mogelijkheid toegevoegd om vier verschillende kortingen te beheren, en werd ook een rentabiliteitsberekening geïnstalleerd ».

Eind 2004 werd de beslissing genomen om naar SalesLogix over te stappen. Tot dan had het bedrijf nooit echt met een CRM-pakket gewerkt en beheerde ze haar klantenrelaties via Excel bestanden en een Access databank. Deze manier van werken was niet erg bevredigend omdat het invoeren van de gegevens veel te veel tijd in beslag nam en vooral ook omdat een goede opvolging van de klanten niet verzekerd was. « Tegenwoordig beschikken wij over informatie waardoor wij onze klanten veel beter kennen en dat verklaart de stijging van het succescijfer van onze offertes », bevestigt Jonckheere. « Nu zijn we in staat om al onze klanten op te volgen. Dat gegeven alleen al heeft ervoor gezorgd dat we heel snel goede resultaten hebben kunnen leveren ».

De databank van Belklima is een echte informatiebron geworden. Wanneer een klant naar een vertegenwoordiger belt ziet hij dadelijk op het scherm wat de klant al gekocht heeft en welke facturen open staan. De offertes zijn eenvoudiger te beheren dan in het verleden aangezien een groot deel van de nuttige informatie – zoals de actuele prijzen – al in de databank zitten. Op het terrein beschikken de onderhoudstechnici over de meest recente gegevens, waardoor dubbel werk vermeden wordt en de klant een betere dienstverlening krijgt.

« Alle medewerkers van Belklima hebben nu toegang tot het zakencijfer van de laatste drie jaar van de klant, de standaardmarge en het bedrag van de openstaande bestellingen », licht Valérie Daems toe. « Dit zijn allemaal gegevens die de werknemers van Belklima in staat stellen om dadelijk te zien of een klant trouw is en een goede betaler. Zelfs recent aangeworven medewerkers kunnen zo de offertes eventueel bijsturen ». De account manager van Megabyte legt ook uit dat het systeem de directie van Belklima toestaat om heel snel de resultaatsverschillen tussen de verkopers te identificeren zodat zij de juiste maatregelen kunnen nemen.

« Megabyte heeft een zeer professionele aanpak getoond », zegt Chris Jonckheere die benadrukt dat iedereen slechts drie maanden nodig had om het nieuwe systeem te gebruiken : twee maanden programmeren, gevolgd door één maand testen en « fine-tuning ».

En we mogen zeker de opleidingen niet vergeten. Valérie Daems wijst erop dat deze een heel belangrijke rol spelen in het slagen van het project. « Onze troef is dat wij de producten die wij installeren heel goed kennen. Hierdoor kunnen wij zeer gepersonaliseerde opleidingen aanbieden die tegemoetkomen aan de specifieke behoeftes van de onderneming », verklaart zij. Megabyte heeft eveneens een demonstratie georganiseerd bij Belklima om het product en de mogelijkheden te tonen aan de eindgebruikers en waar ook alle vragen werden beantwoord. « Het is duidelijk dat het inschakelen van de werknemers in het proces een succesfactor is », zegt Valérie Daems.

De sterkte van Megabyte ligt niet alleen in de oplossingen op maat maar ook in haar manier om stap voor stap te werken, zodat de klant op een progressieve manier kan evolueren zonder overspoeld te worden door een lawine aan informatie. Nu de werknemers van Belklima voldoende vertrouwd zijn met SalesLogix is het uur aangebroken om zich te verdiepen in de mogelijkheden van het product.

« In de loop van de volgende maanden staan nieuwe opleidingen op het programma en zullen we andere kenmerken van de software leren toepassen », vertelt Valérie Daems.« Zo zullen we formulieren gebruiken die de vertegenwoordigers in staat stellen hun klantbezoek beter te structureren en te registreren in de klantenfiches. Verder zullen we een systeem installeren dat documenten beheert. Hierdoor kan Belklima beter reageren op de veelvuldige vraag naar documentatie ».

Zowel bij Megabyte als bij Belklima is iedereen verheugd over de samenwerking. Natuurlijk waren er enkele kleine problemen tijdens de testfase (zoals in elk informaticaproject) maar deze werden snel ontdekt en opgelost dankzij een inloopperiode met enkele « key users ». Omwille van deze aanpak werd alles opgestart in een sereen klimaat. Wat logisch is voor een specialist in klimatisatie!