La société Belklima profite pleinement du boom du marché de la climatisation et connaît une croissance très rapide. Ces bonnes performances, elle les doit en grande partie au professionnalisme de Megabyte, qui a su analyser ses besoins et mettre en place des solutions informatiques lui permettant de mieux maîtriser ses données, de mieux connaître ses clients et d’offrir un service de meilleure qualité. Pas étonnant que Belklima souhaite poursuivre sa fructueuse collaboration avec Megabyte ! 

Fondée en 1996, la société brugeoise Belklima s’est imposée depuis lors comme un acteur important sur le marché belge de la climatisation. Il faut dire qu’elle est en Belgique le distributeur exclusif de Mitsubishi Electric, une marque très renommée dans le secteur. Elle profite également de la bonne santé du marché de la climatisation, qui croît d’environ 15 % par an depuis une dizaine d’années. Cette forte hausse de la demande s’explique bien sûr par une volonté croissante des consommateurs de se rafraîchir en cas de fortes chaleurs… mais également par le succès des solutions de climatisation dans le domaine du chauffage.

« Les climatiseurs que nous installons ne servent plus seulement à rafraîchir mais aussi à réchauffer. C’est ce qu’on appelle les systèmes de chauffage thermodynamique, ou encore pompes à chaleur », raconte Chris Jonckheere, le managing director de Belklima. « Ces systèmes rencontrent beaucoup de succès parce qu’ils constituent une alternative au mazout et au gaz particulièrement séduisante. Ils sont à la fois plus économiques parce qu’ils réduisent considérablement la consommation et plus écologiques parce qu’ils émettent moins de CO2 ».

Belklima est aujourd’hui un partenaire solide pour un grand nombre de bureaux d’étude, d’architectes, de fournisseurs d’énergie, d’entreprises publiques, de sociétés de construction, et même de particuliers. La taille de la société a doublé au cours de ces 3 dernières années. Son chiffre d’affaires devrait être de l’ordre de 8,5 millions d’euros sur l’ensemble de l’année 2006, tandis que ses effectifs passeront d’ici peu de 14 à 16 personnes.

C’est cette croissance rapide qui a amené Belklima à se tourner vers Megabyte. « Les responsables de Belklima se sont adressés à nous car ils étaient débordés par leur succès et du coup, ils n’arrivaient plus à assurer un suivi correct de leurs offres. Ils étaient confrontés également à une trop grande dissémination des informations au sein de la société », explique Valérie Daems, l’account manager de Megabyte, qui s’est occupée avec succès de ce client. « Après avoir analysé les besoins les plus urgents de la société, nous avons opté pour le logiciel SalesLogix de Sage Bob Software car il apportait une réponse immédiate au problème de la gestion des offres et il pouvait être lié sans trop de difficultés à l’ERP déjà assez ancien employé par Belklima. Nous avons ajouté au logiciel la possibilité de gérer quatre remises différentes, ainsi qu’un calcul de rentabilité ».

La décision de passer à SalesLogix fut prise fin 2004. Jusque-là, la société ne travaillait pas vraiment avec un logiciel CRM, et elle gérait ses relations clients par le biais de fichiers Excel et d’une base de données Access. Mais ce mode de fonctionnement ne donnait pas satisfaction, car il fallait trop de temps pour introduire les données et surtout, il ne permettait pas d’assurer un bon suivi des clients. « Aujourd’hui, nous disposons d’informations qui font en sorte que nous connaissons beaucoup mieux nos clients, ce qui nous a permis d’augmenter notre taux de succès dans les appels d’offres », affirme Chris Jonckheere. « Nous sommes désormais capables de suivre tous nos clients. Rien que ce point-là nous a déjà permis de réaliser un retour sur investissement très rapide ». 

La base de données de Belklima est devenue une mine d’informations. Dès qu’un commercial de la société a un client au téléphone, il peut voir sur son écran ce que celui-ci a déjà acheté, ce qu’il faut encore lui livrer, voire même les factures que ce client n’a pas encore payées. Quant aux devis, ils sont beaucoup plus faciles à rédiger que par le passé, étant donné qu’un grand nombre des informations utiles – notamment les prix actualisés – figurent déjà dans la base de données. Sur le terrain, les techniciens de maintenance disposent eux aussi des données les plus récentes, ce qui permet à la fois d’assurer un service de meilleure qualité et d’éviter les doublons.

« Tous les employés de Belklima ont aujourd’hui accès à des fiches qui reprennent le chiffre d’affaires du client pour les trois dernières années, ainsi que la marge standard, le solde ouvert et le montant des commandes en cours », explique Valérie Daems. « Ce sont toutes des informations qui permettent aux travailleurs de Belklima, y compris ceux qui n’ont rejoint la société que récemment, de savoir immédiatement s’il s’agit d’un client fidèle, si c’est un bon payeur et donc éventuellement d’adapter la remise offerte ». Comme l’explique l’account manager de Megabyte, ce système permet aussi à la direction de Belklima d’identifier très rapidement les différences de résultats entre les vendeurs et donc de pouvoir prendre les mesures adéquates.

« Megabyte a eu une approche très professionnelle », se réjouit Chris Jonckheere, qui précise qu’il n’a fallu que trois mois pour que tout le monde adopte le nouveau système : deux mois de programmation, suivis d’un mois de tests et de « fine-tuning ».

Sans oublier les formations. Comme le précise Valérie Daems, celles-ci ont joué un rôle très important dans la réussite du projet. « Notre force, c’est que nous connaissons très bien les produits que nous installons. Cela nous permet de donner des formations très personnalisées qui répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise », explique-t-elle. Une démonstration a également été organisée par Megabyte chez Belklima, afin de montrer le produit et ses fonctionnalités aux utilisateurs, et pouvoir répondre à toutes les questions. « Le fait d’associer les employés au processus est clairement un facteur de réussite », dit Valérie Daems.

La force de Megabyte, c’est non seulement de proposer des solutions sur mesure mais également de travailler phase par phase, ce qui permet au client d’évoluer de manière progressive, sans se sentir inondé par un flux de nouvelles informations à digérer. Mais maintenant que les employés de Belklima sont suffisamment familiarisés avec SalesLogix, l’heure est venue d’aller plus en profondeur dans les fonctionnalités du produit. 

« Dans les mois à venir, nous prévoyons effectivement d’organiser de nouvelles formations et d’utiliser d’autres éléments présents dans l’application », explique Valérie Daems. « Nous allons notamment implémenter des formulaires qui permettront aux commerciaux de mieux structurer et encoder leurs rapports de visite, et de directement ajouter ces données aux fiches clients. Nous allons également implémenter un module de gestion de documentation pour mieux répondre aux nombreuses demandes de documents que reçoit Belklima ».

Tant chez Megabyte que chez Belklima, on se montre donc ravis de la collaboration. Certes, comme dans tout projet informatique, il y a bien eu quelques petits soucis au moment de la phase de test, mais ceux-ci ont très rapidement pu être identifiés et résolus, grâce notamment à un démarrage en douceur avec quelques « key users ». Une approche qui a permis de travailler dans un climat serein dès le début. Normal pour un spécialiste de la climatisation !